Hoe organiseer je het werken met planningssoftware

Bij de selectie en het beheer van workforce planning software ligt de nadruk vaak op de behoefte aan bepaalde functionaliteiten. Minstens zo belangrijk voor het optimaal functioneren van planningssoftware is echter een organisatiestructuur die dit faciliteert. Het BiSL-proces Relatiemanagement legt de focus op het vormgeven van een goede relatie tussen de gebruikersorganisatie en IV-organisatie, zodat afspraken en verantwoordelijkheden rondom een planningspakket helder zijn en breed worden gedragen door alle betrokkenen.

Intern beleid ten aanzien van een planningspakket

Het eenduidig vaststellen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom planningssoftware blijkt voor veel organisaties een uitdaging. Zelfs wanneer dit proces binnen de ene afdeling op rolletjes verloopt, kan een andere afdeling hier structureel mee worstelen.

Niet zelden heeft deze situatie te maken met de decentrale rol die functioneel beheerders – en zeker key users – in de organisatie vervullen. Doordat zij veelal binnen een gebruikersafdeling actief zijn, blijkt het lastig om hun positie ten opzichte van diezelfde afdeling te bepalen en onderling goed af te stemmen. Hierdoor blijven bepaalde cruciale taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onbenoemd en wordt het interne beleid ten aanzien van workforce planning software moeizaam of slechts mondjesmaat uitgerold.

De rol van key users en functioneel beheerders

Het proces Relatiemanagement is erop gericht om de relatie tussen de gebruikersorganisatie en IV-organisatie vorm te geven en te bewaken. Dit moet leiden tot een betere consistentie, samenhang en communicatie en meer duidelijkheid over de positie van key users en functioneel beheerders ten opzichte van de eigen afdeling. Wanneer de gewenste organisatie eenmaal is uitgewerkt, is duidelijk hoe en waar key users en functioneel beheerders opereren en welke taken en verantwoordelijkheden zij in de organisatie ten aanzien van planningssoftware oppakken.


Benieuwd hoe je taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom een planningspakket toewijst aan gebruikers? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.


Goed relatiemanagement begint echter niet met het uitwerken van de gewenste organisatie, maar met het evalueren van bestaande relaties met de gebruikersorganisatie. Hierna is het mogelijk om deze naast de gewenste relaties met de gebruikersorganisatie te leggen en beleid op te stellen met hierin concreet uitgewerkte rollen voor individuele gebruikers.

Dit resulteert in een structuurplan dat binnen functioneel beheer ook wel bekend staat als een blauwdruk of organisatieplan. In dit plan zijn alle belangrijke taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, communicatielijnen en werkwijzen van gebruikers vastgelegd en worden concrete afspraken met de gebruikersorganisatie omschreven.

Een heldere organisatiestructuur leidt tot betere relaties

Rollen die te maken hebben met het beheer van workforce planning software zijn vaak te vinden aan de gebruikerszijde van een organisatie. Een valkuil bij dergelijke decentrale rollen is dat ze onderling tot onbegrip kunnen leiden. Een functioneel beheerder die werkzaam is op de afdeling Human Resources heeft doorgaans een compleet ander takenpakket en bevoegdheden dan zijn collega’s. Daarnaast kan het zijn dat de functioneel beheerder in zijn dagelijkse werkzaamheden intensiever samenwerkt met collega’s van andere afdelingen dan die van de eigen afdeling.

Om een goede consistentie, samenhang en communicatie tussen de IV-functie en gebruikersorganisatie te behouden, is het proces Relatiemanagement dan ook onontbeerlijk. Dit proces schept niet alleen duidelijkheid over het takenpakket ten aanzien van planningssoftware, maar draagt ook bij aan een organisatiestructuur die een optimale relatie tussen de gebruikersorganisatie en IV-organisatie faciliteert. Dit kan leiden tot een meer decentrale of juist centrale rol voor functioneel beheerders.

Meer weten over Relatiemanagement?

Heeft jouw organisatie behoefte aan meer duidelijkheid op het gebied van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz bieden maatwerk ondersteuning, zodat jij het maximale uit een planningspakket haalt. Meer weten? Boek een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer