Verbeter planningssoftware met Agile

Een Agile werkwijze bij verbetering Workforce Planning software

Steeds meer organisaties en instellingen maken gebruik van verschillende soorten software om bedrijfsprocessen te ondersteunen, zoals bijvoorbeeld software voor de planning van werknemers. Echter, door groei en veranderingen, kan het voorkomen dat zij deze planningssoftware ‘ontgroeit’. De inrichting en functionaliteiten sluiten niet meer aan bij de huidige ambities, waardoor de planningssoftware de gewenste dienstverlening in de weg zit. Het is dan tijd voor een nieuwe stap: de optimalisatie van de planningssoftware, zodat deze weer de ambities en dienstverlening ondersteunt. In deze blog beschrijven we hoe je dit op een Agile-werkwijze kan doen.

Wat is Agile?

Iedere dag worden nieuwe digitale technologieën ontwikkeld die het leven van organisaties en instellingen een stukje makkelijker, of een stukje productiever maken. Termen zoals social media, cloud-native systems en mobiele platforms vliegen hen om de oren. De snelheid die deze digitalisering met zich meebrengt, vraagt om een steeds hogere mate van ‘agility’. Een ‘agile’ werkwijze gaat er vanuit dat de omstandigheden tijdens een project steeds veranderen, en heeft tot doel om op deze veranderingen in te spelen. Op die manier wordt het proces steeds een beetje aangepast en bijgestuurd, om te zorgen dat het eindresultaat niet in gevaar komt.

Wat is er anders met een Agile werkwijze?

Een Agile werkwijze vraagt om een nieuwe aanpak van organisaties en instellingen. Grote, langdurige projecten worden opgebroken in korte, overzichtelijke perioden van tijd. Agile werken kan dus ook wel uitgelegd worden als kort en cyclisch werken: aan het eind van iedere ‘sprint’ (een korte periode van werk, vaak een maand of korter) wordt er geëvalueerd, zodat mogelijke verbeterpunten in de volgende sprint meegenomen kunnen worden. In Agile werken heeft feedback ook een grote rol: er wordt zo veel en zo vroeg mogelijk feedback gevraagd op het project of product, en er is dus veel contact met de klant of opdrachtgever. Een laatste grote verandering van agile werken is dat teams binnen de organisatie meer autonoom gaan opereren. Teams zijn zelf verantwoordelijk voor het resultaat en daarmee dus ook voor planning, werkverdeling en voortgangsbewaking. Dit komt ten goede aan de flexibiliteit van de teams, maar zorgt aan de andere kant ook voor een hele andere inrichting van de organisatie.

Wat betekent dit voor de optimalisatie van Workforce Planning software?

Bovenstaande uitleg laat zien dat de organisatiearchitectuur moet veranderen om Agile werken mogelijk te maken. Maar daarnaast is ook de IT-architectuur van belang: deze moet ook aangepast worden om de nieuwe werkwijze goed te kunnen ondersteunen. Een grote verandering in bijvoorbeeld Workforce Planning software, is dat de planning aanpasbaar en transformatief moet worden. Doelstellingen voor de lange termijn blijven belangrijk, maar deze moet aangepast kunnen worden aan veranderingen op de korte termijn. Daarnaast vraagt het werken in autonome teams om een bottom-up approach in de software, in plaats van de top-down approach waarin de manager planningen maakt en in de gaten houdt. Flexibiliteit moet dus centraal komen te staan in de software.

Dit voorbeeld over Agile werken laat zien hoe veranderingen binnen organisaties om optimalisatie van gebruikte software kunnen vragen. Bovenstaande mogelijke aanpassingen laten zien dat het belangrijk is om eens in de zoveel tijd kritisch naar je Workforce Planning software te kijken. Want wanneer software optimaal aansluit bij de organisatie, heeft het ook het optimale resultaat.

Wil je meer weten over het verbeteren van je Workforce Planning software en wat dit voor je organisatie of instelling oplevert? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag met je mee.