Wat is de meerwaarde van een digitaal planbord?

De voordelen van een digitaal planbord

Een belangrijk onderdeel van personeelsplanning is een optimale afstemming van werkaanbod en personeelscapaciteit. Naarmate het aantal het personeelsbestand in een organisatie groeit, wordt het echter steeds lastiger om de medewerkers met de juiste kennis op het juiste moment toe te wijzen aan de juiste taak.

Niet alleen een ouderwets magnetisch planbord, maar ook een gedeelde agenda of Excel-document schieten hiervoor vaak tekort in functionaliteit en flexibiliteit. Dit soort relatief eenvoudige planningsmethoden resulteert eerder in een onoverzichtelijke wirwar van informatie, is niet voor iedereen inzichtelijk en blijkt bij last-minute wijzigingen lastig aan te passen.

Een digitaal planbord lost deze problemen op en biedt de volgende grote voordelen:

1). Een duidelijk overzicht

Een agenda of Excel-document volstaat doorgaans nog voor het inplannen van één of hooguit enkele medewerkers. Bij meer personeelsleden verdwijnt echter het overzicht, waardoor niet altijd duidelijk is of alle medewerkers wel zijn ingepland. Een digitaal planbord geeft informatie een stuk overzichtelijker weer. Hierdoor wordt de relatie tussen tijd, medewerkers en middelen in één oogopslag duidelijk en houdt het management makkelijker grip op de voortgang van bijvoorbeeld projecten.

2). Een efficiënte bezetting

Een optimale personeelsbezetting leidt tot betere resultaten, minder tijdsverlies en lagere kosten. Een digitaal planbord zorgt dat de organisatie altijd kan zien of er te weinig of juist te veel personeelsbezetting is. Dit is belangrijk, want de meest efficiënte bezetting verandert geregeld onder invloed van factoren zoals bijvoorbeeld trends en seizoenen. Een digitaal planbord maakt een einde aan giswerk en geeft de zekerheid dat je met je planning goed zit.

3). Een flexibele weergave van informatie

In Excel – laat staan met een magnetisch planbord – is het lastig of tijdrovend om de manier waarop informatie wordt weergegeven te veranderen. Een digitaal planbord daarentegen is flexibel en verandert de weergave van informatie met één druk op de knop. Zo kun je de weergave bijvoorbeeld filteren op de vaardigheden van medewerkers of op korte of juist lange perioden. En groeit je organisatie? Dan groeit een digitaal planbord moeiteloos met je mee.

4). Een betere inzichtelijkheid

Met eenvoudige alternatieven zoals Excel is er vaak één persoon die het planningsdocument beheert. Hierdoor is de inzichtelijkheid voor andere medewerkers beperkt en verloopt het doorvoeren van wijzigingen onnodig traag en omslachtig. Met een digitaal planbord kunnen meerdere medewerkers de planning en bijbehorende roosters inzien en zelf aangeven wanneer zij wel of niet beschikbaar zijn. Dit verbetert de efficiëntie van de interne communicatie aanzienlijk.

5). Een volledige automatisering

De ontwikkelingen in en rondom organisaties zijn nooit te voorspellen. Medewerkers raken ziek, klanten verzetten hun afspraak of cruciale apparatuur houdt op met werken. Een digitaal planbord maakt het in dit soort situaties mogelijk om snel te schakelen en de planning in een handomdraai te wijzigen. Aangebrachte wijzigingen worden automatisch doorgevoerd in de agenda of mobiele app van medewerkers, waarmee onduidelijkheden en kostbare blunders worden voorkomen.

Hoe gebruik ik een digitaal planbord het beste?

Een digitaal planbord is het beste te gebruiken als centraal onderdeel van veelzijdige Workforce Planning software. Naast functionaliteiten op het gebied van planning, hebben de meest organisaties immers ook behoefte aan onder meer verlofregistratie, urenregistratie, rapportage en tal van andere functies. Workforce Planning software integreert een digitaal planbord naadloos met dit soort andere essentiële softwarefunctionaliteiten en ontzorgt organisaties hiermee van A tot Z.

Planbizz helpt organisaties in een diversiteit aan sectoren al vele jaren bij het kiezen van de juiste Workforce Planning software. Met dit soort software krijgen deze organisaties toegang tot een overzichtelijk digitaal planbord en andere relevante functionaliteiten, waarvan het gebruik snel en eenvoudig is te implementeren.

Wil je direct een overzicht ontvangen van alle aanbieders van Workforce Planning software? Download dan vrijblijvend onze Planbizz Arena  en krijg inzicht in alle aanbieders in de markt. Inclusief praktische checklist om veelgemaakte fouten bij het zoeken naar Workforce Planning software te voorkomen.