AVG: de belangrijkste factoren voor gebruik Workforce Planning software

Elk bedrijf, van een eenmanszaak tot een multinational, krijgt te maken met gevoelige persoonsgegevens. Bijvoorbeeld bij het gebruik van workforce planning software waarin de persoonsgegevens van werknemers beheert worden zoals naam, telefoonnummer, adres, et cetera. Vaak heeft een onderneming echter niet veel zicht op wat er met deze persoonsgegevens gebeurt. Door de nieuwe regelgeving zal hier verandering in moeten komen. De autoriteit persoonsgegevens kan namelijk sancties opleggen die wel kunnen oplopen tot 4% van je jaarlijkse omzet. Hieronder een aantal factoren in de AVG waar je als organisatie rekening mee moet houden bij het gebruik van workforce planning software.

Transparantie

Bedrijven zijn verplicht transparant te zijn over de wijze waarop ze persoonsgegevens verkrijgen, gebruiken en verwerken. Het gebruik van gegevens moet overeenkomen met het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn en er moet duidelijk inzicht worden gegeven waar en waarvoor gegevens gebruikt zijn. In de nieuwe wet is het ook erg belangrijk dat de gebruikers specifieke, vrij bepaalde en ondubbelzinnige toestemming geven, met kennis van zaken. Dit houdt in dat je bijvoorbeeld bij elk invulformulier als bedrijf specifiek moet uitleggen wat er met de verstrekte persoonsgegevens gaat gebeuren.

Recht om vergeten te worden

Bedrijven zijn verplicht persoonsgegevens te wissen als hier een geldige reden voor gegeven wordt. Dit geldt bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, als toestemming is ingetrokken, er bezwaar wordt gemaakt of als er sprake is van onrechtmatige verwerking. Klik hier voor meer informatie over dit nieuwe recht binnen de AVG.

Recht op dataportabiliteit

Bedrijven zijn verplicht om gebruikers toegang te geven tot de data die er van hen is opgeslagen en hen de mogelijkheid te geven deze data op een ander platform te hergebruiken. Ook kan er door de gebruiker gevraagd worden de data rechtstreeks aan een andere partij over te dragen. Het is dus verstandig gebruik te maken van een software die bijvoorbeeld de mogelijkheid geeft analyse en rapporten via pdf of XML aan te leveren. Klik hier voor de officiële Nederlandse vertaling van de Engelse richtlijnen voor deze wet.

Meldplicht datalekken

Bedrijven zijn verplicht een datalek binnen 72 uur te melden, tenzij er kan worden aangetoond dat het lek geen gevaar vormt voor de persoonsgegevens. Bij een datalek denken we de laatste jaren vaak aan een geslaagde hackpoging, maar het kan zo simpel zijn als een gestolen laptop. Wees als bedrijf dus bewust van de gevaren en analyseer de risicofactoren binnen je onderneming.

Privacy by design/default

Privacy by design houdt in dat je bij het ontwerpen van producten en diensten rekening houdt met de bescherming van privacygevoelige informatie. Privacy by default houdt in dat je alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel. Zorg er als bedrijf voor dat als je met software werkt je altijd rekening houdt met deze twee principes.

Is jullie workforce planning software klaar voor de nieuwe wetgeving?

Het invoeren van de AVG is niet zonder reden. Er moet meer duidelijkheid komen over het gebruik van persoonlijke gegevens. Vanaf 25 mei is hier niet meer onderuit te komen en zijn er grote gevolgen als je je als bedrijf niet aan deze regels aanpast. Zie de aanpassingen die moeten worden gemaakt niet als vervelende taak, maar als kans om de toepassing van privacy binnen je bedrijf goed te leren kennen. Denk na over de software die je gebruikt en wat dit doet met de persoonsgegevens van je werknemers. Is dit eigenlijk wel nodig? Werkt de software volgen privacy by design en default? Zorg eerst binnen je bedrijf voor transparantie en duidelijkheid en biedt dit vervolgens ook aan je gebruikers. 

Ben je benieuwd of jouw workforce planning software AVG-proof is? Plan dan een vrijblijvend online adviesgesprek in met één van onze onafhankelijke experts. Wij denken graag met je mee.