4 grootste misverstanden rondom planning software

Het maken van een efficiënte project- en personeelsplanning is een complexe aangelegenheid. Veel organisaties overwegen daarom de aanschaf van passende planning software, maar worden hierbij soms tegengehouden door interne twijfels. In dit artikel bespreken we de 4 meest voorkomende misverstanden rondom planning software en leggen we uit hoe je de juiste planning tool kiest voor jouw organisatie.

1). Planning software is alleen nodig in grote organisaties

Binnen kleine of middelgrote organisaties leeft soms de gedachte dat het gebruik van Excel en Skype volstaat voor het toewijzen van taken aan personeelsleden en een efficiënte onderlinge communicatie. Dat is misschien waar als je met zijn tweeën werkt, maar bij grotere teams en complexere projecten wordt de situatie in dit geval al snel onoverzichtelijk.

Planning software daarentegen bewaart het overzicht, doordat alle belangrijke aspecten waaronder het (toekomstige) werkaanbod, de beschikbare personeelscapaciteit, onderlinge communicatie en verlof- en urenregistratie allemaal met elkaar zijn verbonden. Bovendien is planning software ook voor kleine of middelgrote organisaties betaalbaar, waardoor de investering zichzelf terugverdient.

 

2). Planning software maakt alles onnodig ingewikkeld

Binnen organisaties bestaat soms de vrees dat planning software vraagt om technische kennis en leidt tot ingewikkelde procedures op de werkvloer. Dit beeld is onjuist, want één allesomvattende planning tool is in gebruik doorgaans aanzienlijk toegankelijker dan het gecombineerd gebruik van een kluwen van losse tools waaronder Excel.

Zijn medewerkers eenmaal bekend met de ins en outs van een bepaald type planning software, dan kunnen zij hier tot in lengte van jaren moeiteloos mee werken. Ook leidt dit niet tot een extra laag bureaucreatie en daarmee tijdverspilling op de werkvloer, maar voorkomt het juist de verspilling van tijd en kosten door het optimaliseren van de planning.

Direct beginnen met de zoektocht naar de best passende Workforce Planning software voor jouw organisatie? Download hier gratis de Planbizz Arena – een overzicht van alle aanbieders


 

3). Planning software helpt alleen het management

Een overstap naar nieuwe planning software wordt vaak ingegeven vanuit het management. Elders in de organisatie kan hierdoor de indruk ontstaan dat het management meer baat heeft bij de nieuwe software dan de medewerkers op de werkvloer. Dit is onterecht, want de juiste planning tool maakt het leven van álle personeelsleden makkelijker en stimuleert wederzijdse communicatie.

Daar waar het management meer grip krijgt op zaken als personeelsplanning, budgettering en rapportage, spinnen ook medewerkers garen bij het gebruik van planning software. Zo kunnen zij zelf hun rooster bekijken (vaak met een handige app), diensten ruilen, gewerkte uren registreren en vakantiedagen doorgeven. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid en betere communicatie.

 

4). Planning software kost meer tijd dan het bespaart

Medewerkers binnen een organisatie zijn vaak gehecht aan een bepaalde manier van werken. Hierdoor vrezen zij dat het veel tijd kost om met een nieuwe planning tool te leren werken, waardoor de software zeker in de aanloopfase meer tijd kost dan bespaart. Ook leeft soms de gedachte dat een continue invoer van gegevens nodig is om de tool optimaal te laten werken.

Het tegendeel is echter waar. De grote kracht van de moderne generatie planning software is juist dat er een minimale input vanuit medewerkers nodig is. Kortom: een planning tool creëert geen nieuwe taken, maar neemt bestaande taken over. Daarnaast heeft de meeste software tegenwoordig – zeker wanneer ondersteund met maatwerk advies en begeleiding – een verrassend lage leercurve.

 

Hoe kies ik de juiste planning software?

Veel van de bovengenoemde misverstanden rondom planning software komen voort uit negatieve ervaringen door een verkeerde softwareselectie in het verleden. De reden hiervoor is dat een planning tool veelal op gevoel wordt ingekocht, terwijl een onafhankelijke en analytische benadering op basis van specifieke marktkennis gewenst is.

Planbizz helpt organisaties binnen de meest uiteenlopende branches daarom al vele jaren met het kiezen van de best passende planning software op basis van hun unieke bedrijfsprocessen en wensen. Wil jij weten welke planning tool het beste bij jouw organisatie past? Met onze gratis keuzehulp krijg je vrijblijvend inzicht in de beste opties in de huidige markt.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien