Case Gemeente Breda

Planbizz helpt uiteenlopende organisaties met de selectie, implementatie en beheer van de best passende Workforce Planning software. Hoe verlopen die projecten? Welke vragen spelen er? En welke oplossingen bieden wij? We vertellen het je in onze cases. Met deze keer onze opdracht voor de Gemeente Breda.

Behoefte aan onafhankelijke marktkennis

Inwoners die contact zoeken met de Gemeente Breda krijgen te maken met het Klant Contact Centrum (KCC). Hierin werken medewerkers in de backoffice, in de telefonie of aan de balie. De tot nu toe gebruikte software voor de planning van al deze medewerkers is verouderd en moet vervangen/ opnieuw aanbesteed worden. Niet alleen moeten alle drie de onderdelen van het KCC gepland kunnen worden binnen één systeem, de nieuwe software moet ook geschikt zijn voor het plannen van thuiswerken. Voordat de gemeente een aanbesteding doet, willen ze eerst een goed beeld krijgen van de markt. Maar hoe doe je dat op een onafhankelijke en efficiënte manier?

Objectieve marktverkenning

Om op een onafhankelijke manier een beeld te krijgen vopan de markt, wordt planningsexpert Ed Merk van Planbizz ingeschakeld. Ed: “Gemeentes kunnen best complexe organisaties zijn. Zeker bij het doen van een aanbesteding is het daarom aan te raden dat je een goed beeld hebt van de markt. We zijn dan ook begonnen met grondig vooronderzoek.” Dat vooronderzoek start in de vorm van gesprekken met belangrijke stakeholders/ medewerkers van alle betrokken afdelingen.

Ed: “Ik heb gesproken met de planners maar ook met de leidinggevenden. Op basis van de door hen verstrekte wensen en behoeften heb ik vervolgens een compleet eisenpakket samengesteld. Denk bijvoorbeeld aan de gewenste schaalbaarheid van de software, maar ook het aanwezig zijn van een app of het kunnen verwerken van diakritische tekens (extra tekens op letters zoals accenten in het Turks of Hongaars; een belangrijke vereiste voor een overheidsinstelling). Al deze eisen samen heb ik weer getoetst bij de medewerkers en vervolgens ben ik aan de slag gegaan met een voorselectie van alle geschikte softwareleveranciers.”

Meer inzicht in potentiële Workforce Planning software

Van de wereldwijd meer dan 150 beschikbare planning software aanbieders blijven er na de uitgebreide selectie door Ed uiteindelijk drie over. Ed: “Door het verdiepen in de markt en advies van een expert heeft de gemeente meer inzicht gekregen in de markt van Workforce Planning software. Daarnaast is nu duidelijker wat hun eigen wensen en eisen zijn. Dat helpt enorm bij het vervolgtraject: de aanbesteding zelf.” De drie meest geschikte softwareleveranciers zijn inmiddels door de gemeente Breda uitgenodigd voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Ed: “Ik zeg het vaker, maar goede WFM-software verdient zichzelf binnen zes tot acht maanden weer terug, dus ik heb er alle vertrouwen in.”

Wat vindt de opdrachtgever?

Joeri van Broekhoven is leidinggevende bij de gemeente Breda en verantwoordelijk voor de aanbesteding van de WFM-software. Joeri: “Ik vind het belangrijk om een goed beeld te hebben bij wat er in de markt te krijgen is, maar ook vooral te kijken naar kwaliteit voor een goede prijs. Planbizz heeft ons daar goed bij geholpen doordat zij de markt goed kennen, maar ook goed hebben uitgevraagd waar onze behoeften liggen.”


Inmiddels hebben wij ook de afdeling Afvalservice van de Gemeente Breda succesvol mogen begeleiden bij de zoektocht naar de best passende Workforce Planning software. Heeft jouw organisatie ook een vraagstuk waarbij onze hulp gewenst is? Neem dan contact met ons op of plan een vrijblijvend ambitiegesprek in. Wij denken graag met jullie mee.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Gerelateerde artikelen

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Hoe stem ik plannen rondom planningssoftware op elkaar af?

Binnen veel organisaties worden plannen gemaakt die direct of indirect invloed hebben op het gebruik van workforce planning software. Wanneer deze plannen tussen verschillende afdelingen niet of onvoldoende op elkaar worden afgestemd, kunnen ze conflicteren. Het BiSL-proces Informatiecoördinatie is bedoeld om dit scenario te voorkomen door de inhoud en organisatie van plannen op strategisch niveau te coördineren en optimaal op elkaar af te stemmen.
Lees meer
Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Binnen organisaties wordt zowel intern als extern steeds meer informatie uitgewisseld. Een belangrijke rol hierin spelen IT-systemen zoals workforce planning software. Doordat er in de keten geen hiërarchie bestaat, is een goede samenwerking tussen ketenpartners noodzakelijk om op een veilige manier het meeste uit de software te halen en continu de juiste optimalisaties aan te brengen. Het BiSL-proces Ketenpartners management faciliteert dit door de samenwerking tussen de eigen organisatie en ketenpartners zo goed mogelijk te definiëren en onderhouden.
Lees meer
Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

De juiste workforce planning software helpt organisaties om mensen, mensen, middelen en bedrijfsprocessen optimaal op elkaar af te stemmen. Om dit mogelijk te maken, moeten diverse randvoorwaarden binnen de organisatie echter wel op orde zijn. Het BiSL-proces Strategie inrichting IV-functie definieert hoe de besluitvorming over planningssoftware wordt georganiseerd, zodat de organisatie op basis van een samenhangend organisatiemodel concrete beleidskeuzes kan maken.
Lees meer