Case Gemeente Breda

Planbizz helpt organisaties met de selectie, implementatie en functioneel beheer van planning- en roostersoftware. Hoe verlopen die projecten? Welke vragen spelen er? En welke oplossingen bieden wij? We vertellen het je in onze cases. Met deze keer onze opdracht voor de Gemeente Breda.

Behoefte aan onafhankelijke marktkennis

Inwoners die contact zoeken met de Gemeente Breda krijgen te maken met het Klant Contact Centrum (KCC). Hierin werken medewerkers in de backoffice, in de telefonie of aan de balie. De tot nu toe gebruikte software voor de planning van al deze medewerkers is verouderd en moet vervangen/ opnieuw aanbesteed worden. Niet alleen moeten alle drie de onderdelen van het KCC gepland kunnen worden binnen één systeem, de nieuwe software moet ook geschikt zijn voor het plannen van thuiswerken. Voordat de gemeente een aanbesteding doet, willen ze eerst een goed beeld krijgen van de markt. Maar hoe doe je dat op een onafhankelijke en efficiënte manier?

Objectieve marktverkenning

Om op een onafhankelijke manier een beeld te krijgen vopan de markt, wordt planningsexpert Ed Merk van Planbizz ingeschakeld. Ed: “Gemeentes kunnen best complexe organisaties zijn. Zeker bij het doen van een aanbesteding is het daarom aan te raden dat je een goed beeld hebt van de markt. We zijn dan ook begonnen met grondig vooronderzoek.” Dat vooronderzoek start in de vorm van gesprekken met belangrijke stakeholders/ medewerkers van alle betrokken afdelingen.

Ed: “Ik heb gesproken met de planners maar ook met de leidinggevenden. Op basis van de door hen verstrekte wensen en behoeften heb ik vervolgens een compleet eisenpakket samengesteld. Denk bijvoorbeeld aan de gewenste schaalbaarheid van de software, maar ook het aanwezig zijn van een app of het kunnen verwerken van diakritische tekens (extra tekens op letters zoals accenten in het Turks of Hongaars; een belangrijke vereiste voor een overheidsinstelling). Al deze eisen samen heb ik weer getoetst bij de medewerkers en vervolgens ben ik aan de slag gegaan met een voorselectie van alle geschikte softwareleveranciers.”

Meer inzicht in potentiële Workforce Management software

Van de wereldwijd meer dan 150 beschikbare planning software aanbieders blijven er na de uitgebreide selectie door Ed uiteindelijk drie over. Ed: “Door het verdiepen in de markt en advies van een expert heeft de gemeente meer inzicht gekregen in de markt van Workforce Planning software. Daarnaast is nu duidelijker wat hun eigen wensen en eisen zijn. Dat helpt enorm bij het vervolgtraject: de aanbesteding zelf.” De drie meest geschikte softwareleveranciers zijn inmiddels door de gemeente Breda uitgenodigd voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Ed: “Ik zeg het vaker, maar goede WFM-software verdient zichzelf binnen zes tot acht maanden weer terug, dus ik heb er alle vertrouwen in.”

Wat vindt de opdrachtgever?

Joeri van Broekhoven is leidinggevende bij de gemeente Breda en verantwoordelijk voor de aanbesteding van de WFM-software. Joeri: “Ik vind het belangrijk om een goed beeld te hebben bij wat er in de markt te krijgen is, maar ook vooral te kijken naar kwaliteit voor een goede prijs. Planbizz heeft ons daar goed bij geholpen doordat zij de markt goed kennen, maar ook goed hebben uitgevraagd waar onze behoeften liggen.”


Inmiddels hebben wij ook de afdeling Afvalservice van de Gemeente Breda succesvol mogen begeleiden bij de zoektocht naar de best passende planning- en roostersoftware. Heeft jouw organisatie ook een vraagstuk waarbij onze hulp gewenst is? Neem dan contact met ons op of plan een vrijblijvend ambitiegesprek in. Wij denken graag met jullie mee.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien