Bespaar tijd en geld bij de zoektocht naar de best passende roostersoftware

Het belang van roostersoftware

Roostersoftware is software om roosters mee te maken. Er is echter een heel scala aan. verschillende roostersoftware, elk met zijn eigen functionaliteiten. De juiste roostersoftware zorgt ervoor dat de personeelscapaciteit wordt benut en maakt plannen een stuk makkelijker. Daarnaast heeft roostersoftware nog meer voordelen, zoals meer tevreden medewerkers en klanten.

Wat zijn de voordelen van roostersoftware?

Bespaart tijd

Een van de grootste voordelen van roostersoftware is dat het de planners binnen je organisatie ontzettend veel tijd bespaart. Roosters hoeven voortaan niet meer in Excel gemaakt te worden en na het samenstellen van een basisrooster, wordt een rooster door roostersoftware automatisch elke week ingevuld.

Veel integratiemogelijkheden

Een van de grootste voordelen van het maken van werkroosters met roostersoftware zijn de integratiemogelijkheden met andere softwaresystemen. Van personeelsgegevens, verlofaanvragen tot salarisadministratie – alles wordt overzichtelijk op één plek verzameld.

Minder kans op fouten

Een ander groot voordeel van roostersoftware is – zeker in vergelijking met programma’s als Excel – de kleine kans op fouten. Roostersoftware werkt namelijk met automatiseringen. Je voert één keer een standaardrooster in dat je vervolgens elk moment kan aanpassen. Zo weet de planner zeker dat hij of zij altijd de juiste versie van het werkrooster voor zich heeft.

Gebruiksvriendelijkheid

Excel kan best een lastig programma zijn om in te werken, zeker wanneer je er niet ervaren mee bent. Roostersoftware werkt gelukkig een stuk gebruiksvriendelijker. Daarnaast doet het programma het meeste werk voor je. Valt er door een verlofaanvraag een gat in de planning? Dan krijgt de planner daar automatisch een melding van.

Meer tevreden medewerkers en klanten

Werken met roostersoftware levert daarnaast meer tevreden medewerkers op. De meeste planning software biedt ook ondersteuning via een app, waarmee medewerkers altijd en overal inzicht hebben in hun werkrooster. En wanneer je het als organisatie toelaat, kunnen medewerkers hierin ook hun eigen diensten ruilen en/of verlofaanvragen invoeren. Dat zorgt ervoor dat medewerkers niet alleen meer tevreden zijn, maar ook een stuk productiever. Roostersoftware zorgt indirect ook voor meer tevreden klanten. Als organisatie heb je namelijk meer inzicht in de belangrijkste planningsprocessen, die je vervolgens kunt verbeteren. Met een goede planning heb je daarnaast altijd de juiste medewerkers op de juiste plek. Die medewerkers zijn ook nog eens productiever. Het resultaat daarvan merk je terug bij de klant – die meer tevreden zal zijn.

Meer inzien

Roostersoftware heeft niet alleen veel praktische voordelen. Het levert je namelijk ook veel waardevolle inzichten op. Vanaf nu controleer je eenvoudig alle uren achteraf, bekijk je hoeveel pauzes er gehouden zijn en weet je welke loonkosten jouw organisatie heeft. Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers in jouw organisatie nog productiever worden? Wanneer heb je welke medewerker nodig? Met die inzichten kun je je organisatie en planningsproces efficiënter inrichten.

Wat heb je nodig om te werken met roostersoftware?

Personeelsbestand en capaciteitsplanning

De eerste factor die van belang is, is inzicht in je personeelbestand. Hoeveel medewerkers heb je? In welke functies werken zij (en indien relevant: op welke afdeling)? Welke medewerker is wanneer en voor hoeveel uur beschikbaar? Wat zijn hun competenties en kwaliteiten? Dit vertaal je vervolgens naar een capaciteitsplanning waarin je het personeelsbestand afzet tegen het verwachte werkaanbod, events en afwezigheid. Hierdoor kun je zien of je voldoende capaciteit met de benodigde competentie aanwezig hebt om het verwachte werkaanbod binnen de gestelde doelstellingen te kunnen afhandelen.

Basisrooster

Vanuit de capaciteitsplanning kun je een (anoniem) basisrooster maken. Hierin beschrijf je (eventueel zonder naam) welke medewerkers je wanneer wilt inplannen. Indien je dit niet anoniem doet, kan je alvast rekening houden met beschikbaarheden en voorkeuren zoals vaste sportavonden. Het basisrooster vormt vervolgens de basis voor elk werkrooster dat gemaakt wordt en brengt een zekere vaste structuur met zich mee.

Wet/regelgeving

Voor elke medewerker geldt een maximum aan het aantal uur dat per dag gewerkt mag worden. Hierbij moet je als organisatie rekening houden met pauzetijden. Daarnaast is het voor organisaties die werken met ploegendiensten belangrijk om zich te houden aan regelgeving op het gebied van vroege en late diensten. Ook is het belangrijk om in de gehele organisaties duidelijke regels op te stellen over het ruilen van shifts.

Feestdagen en/of vakantieperiodes

Voor je aan de slag kan met het maken van een werkrooster in planning software is het belangrijk dat je invoert op welke dagen jouw medewerkers vrij zijn, bijvoorbeeld omdat het een feestdag is. Of in de bouw, de bouwvakperiode. Maak hierbij gelijk duidelijke regels over het aanvragen van verlof. Bijvoorbeeld de afspraak dat iedereen uiterlijk één maand van tevoren verlof indient.

Een overzicht van alle roostersoftware?

Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle roostersoftware aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste roostersoftware kunt voorkomen.

Wij helpen je bij de zoektocht van de best passende roostersoftware

Maar welke roostersoftware is nou het meest geschikt voor jouw organisatie? Het vinden van de best passende software is best lastig. Het aanbod van roostersoftware leveranciers is enorm en de selectie van software vereist specifieke kennis en ervaring. Niet vreemd dus dat het grootste gedeelte van de selectietrajecten mislukt. En een mislukt traject betekent niet alleen veel frustratie maar ook een verloren investering van tijd en geld.

De best passende roostersoftware vinden voor jouw organisatie? En een verloren investering van tijd en geld voorkomen? De 100% onafhankelijke planningsexperts van Planbizz helpen je graag bij de zoektocht van roostersoftware die bijdraagt aan jouw ambities. Omdat wij van mening zijn dat de term roostersoftware niet genoeg de lading dekt van de doelen die je met de juiste software kunt behalen, spreken wij liever van Workforce Planning software.

Wij ondersteunen deze werkgevers

Wij begeleiden onafhankelijk grote organisaties in uiteenlopende branches bij de automatisering van hun complexe planningsprocessen. Van Klant Contact Centers tot aan zorginstellingen én van multinationals tot aan lokale overheidsinstellingen.

De klantwaarden volgens onze opdrachtgevers

Objectief

Onze experts zijn 100% onafhankelijk. Wij ontvangen geen enkele vergoeding van softwareleveranciers. Hiermee ben je verzekerd dat het realiseren van de organisatie-ambities het uitgangspunt is.

Bespaar tijd en geld

Workforce Planning software inkopen, implementeren en beheren doe je niet iedere dag. Onze experts nemen deze complexe processen doeltreffend uithanden. Hiermee bespaar je een verloren investering van tijd én geld.

Realiseer ambities

Kostenbesparing, een hogere efficiëntie of een toename van medewerker- of klanttevredenheid – de juiste Workforce Planning software draagt bij aan de planningsambities van je organisatie.

Een mislukte aanschaf van roostersoftware voorkomen?

Een mislukte aanschaf van roostersoftware voor zelfroosteren voorkomen en jezelf een verloren investering van tijd en geld besparen? Download dan gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle roostersoftware aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste roostersoftware kunt voorkomen.