Bespaar tijd en geld bij de zoektocht naar de best passende Workforce Planning software voor het onderwijs
Het belang van Workforce Planning software voor onderwijs
Het onderwijs is een dynamische omgeving waarin continu veranderingen plaatsvinden. Daarnaast vraagt werken in het onderwijs om veel organisatorisch vermogen. Er moeten roosters gemaakt worden die aansluiten op de gekozen vakken van leerlingen, er moeten docenten worden ingepland en ruimtes worden gereserveerd. Is deze logistieke puzzel eenmaal gelukt? Dan moet er continu worden bijgestuurd. Docenten kunnen immers uitvallen en er kunnen schoolbrede activiteiten op de planning staan. Workforce Planning software voor het onderwijs helpt je het overzicht te bewaren en de regie te behouden. Zo weet iedereen – docent en leerling – waar ze aan toe zijn.
Waarom Workforce Planning software voor onderwijs?
Workforce Planning software voor onderwijs helpt zoals gezegd om het overzicht te bewaren. Hoeveel docenten hebben we nodig voor het aantal leerlingen dat we hebben? Hoe passen de gekozen vakken binnen onze roosters en de beschikbaarheid van onze docenten?
Bewaar het overzicht
Zoals gezegd is het grootste voordeel van Workforce Planning software voor het onderwijs dat je zo het overzicht kunt behouden. Als onderwijsinstelling heb je namelijk te maken met grote aantallen leerlingen, elk met hun eigen keuzeprofielen en -vakken, docenten met elk hun eigen beschikbaarheid en lokaalruimtes die zo efficiënt mogelijk gebruikt moeten worden. Door middel van Workforce Planning software behoud je als onderwijsinstelling het overzicht over al deze zaken en maak je het mogelijk om bij te sturen wanneer dat nodig is.
Bespaar tijd
Een ander groot voordeel van Workforce Planning software in het onderwijs is dat het een heleboel tijd kan besparen. In de meeste softwaresystemen kunnen veel functies namelijk geautomatiseerd worden. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch roosters maken op basis van door leerlingen gekozen vakken, waarbij het systeem rekening houdt met onder andere de gewenste groepsgrootte. Inroosteren per cluster en het reserveren van geschikte lokalen kan daarnaast vaak ook automatisch. En zijn er vakken die lastiger zijn in te plannen dan andere vakken? Dan kun je binnen de meeste software dat vak een hogere waarde geven, waardoor het als eerste ingepland wordt. De rest van de planning wordt vervolgens daarom heen gebouwd. Zo’n automatisering scheelt enorm veel tijd en zorgt ervoor dat je als roostermaker alleen nog maar de gemaakte roosters hoeft te controleren.
Veel integratiemogelijkheden
Workforce Planning software in het onderwijs is eigenlijk altijd te integreren met andere softwaresystemen, zoals de digitale leeromgeving die binnen de school gebruikt wordt. Door deze integratie kunnen leerlingen binnen dit systeem niet alleen zien welk huiswerk ze voor welk vak moeten maken, maar ook wanneer en waar de volgende les plaatsvindt. Dat is extra handig als het rooster last minute verandert of als er een bepaalde les uitvalt. Door Workforce Planning software te integreren met het absentiesysteem, stel je de software in staat mee te bewegen met onverwachtse ontwikkelingen zoals ziekte en afwezigheid. Ook kan de software geïntegreerd worden met andere software die gebruikt wordt voor online lesgeven, een manier van onderwijs die door de huidige coronaomstandigheden enorm toegenomen is.
Meer flexibiliteit
Door het gebruik van de juiste Workforce Planning software en integraties, maak je je onderwijsinstelling een stuk flexibeler. Je weet namelijk op voorhand hoe het rooster eruitziet, en hebt meer tijd om last minute veranderingen door te voeren. Dat ‘blussen van brandjes’ wordt an sich ook een minder groot probleem, omdat planning software met je meebeweegt. Registreert het programma dat een docent ziek is? Dan geeft het systeem je mogelijkheden om het rooster aan te passen. Dat zorgt voor meer flexibiliteit.
Tevreden docenten
Het gebruik van Workforce Planning software in het onderwijs heeft nog een groot voordeel: docenten zullen een stuk meer tevreden zijn. Als docent ben je namelijk altijd druk in de weer: lessen voorbereiden, lesgeven, toetsen nakijken enzovoort. Dan heb je geen zin om je bezig te houden met roosterwijzigingen. Door het gebruik van planning software zie je als docent in één oogopslag waar en wanneer je les moet geven en welke vergaderingen er op de planning staan. En dat op elk device dat je gebruikt. Het rooster moeten opzoeken op de computer is voortaan verleden tijd, waardoor je als docent meer tijd overhoudt om te doen wat je het liefste doet: lesgeven. En door de integratie met je eigen persoonlijke agenda ben je altijd op de hoogte van belangrijke afspraken.
Leerlingen die weten waar ze aan toe zijn
Hoewel leerlingen worden aangeduid als één groep, zijn de verschillen onderling natuurlijk enorm. Naast bepaalde keuzeprofielen of specialisaties, hebben leerlingen vaak ook (extra) keuzevakken. Dat zorgt ervoor dat schoolroosters zorgvuldig samengesteld moeten worden, zodat elke leerling de gewenste vakken kan volgen. Workforce Planning software voor het onderwijs maakt dit complexe roosterproces een stuk makkelijker. En door de integratie met andere softwaresystemen worden inschrijvingen voor keuzevakken automatisch zichtbaar in het rooster. Dat biedt leerlingen de duidelijkheid die ze nodig hebben.
Meer inzicht door rapportages
Het laatste grote voordeel van Workforce Planning software in het onderwijs is dat het je als onderwijsinstelling verschillende inzichten kan opleveren. Planning software heeft namelijk bijna altijd een rapportagefunctie waarmee je informatie kunt ophalen. Zo kan je eenvoudig zien op welke momenten in het jaar de meeste absentie is, welke vakken het vaakst uitgevallen zijn of welke lokalen niet genoeg benut worden. Allerlei waardevolle informatie die je als onderwijsinstelling nodig hebt, bijvoorbeeld bij het bepalen van de onderwijsplannen en -budget voor het volgende schooljaar.
Een mislukte aanschaf van Workforce Planning software voor onderwijs voorkomen?
Een mislukte aanschaf van Workforce Planning software voorkomen en jezelf een verloren investering van tijd en geld besparen? Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.
Wij helpen je bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software voor jouw onderwijsinstelling
Workforce Planning software voor het onderwijs heeft dus veel voordelen. Maar hoe kies je nou de best passende software voor jouw onderwijsinstelling? Door de grote verschillen tussen scholen lopen de wensen en eisen vaak uiteen en daarnaast is het aanbod ook enorm. Een verkeerde keuze betekent echter een verloren investering van tijd en geld én levert een heleboel frustratie op.
Wil jij een mislukt zoektocht voorkomen? En jezelf een verloren investering van tijd en geld besparen? Schakel dan de hulp in van Planbizz. Onze 100% onafhankelijke planningsexperts begeleiden je bij de systeemselectie van de best passende Workforce Planning software voor jouw onderwijsinstelling.
