De stap van Excel naar Workforce Planning software: een uitdaging of een kans?
Alle organisaties krijgen te maken met personeelsplanning. Dit wordt in de meeste organisaties in het begin gedaan in Excel. Echter, na verloop van tijd stapt de grote meerderheid over naar planning software. Maar waarom maken zij deze overstap? Wanneer is het juiste moment? En wat levert het op? Daar gaan we in deze blog op in.
De start: Excel als belangrijkste tool
Veel organisaties starten met Excel als programma voor de personeelsplanning en tijdregistratie. Veel mensen zijn al bekend met het programma, wat zorgt voor een gemakkelijke en snelle start, zeker wanneer de onderneming nog niet al te veel medewerkers, projecten en klanten heeft. Het grootste voordeel hiervan heeft te maken met kosten: in de startfase, waarin een bedrijf moet letten op uitgaven, is een gratis programma zoals Excel om deze zaken in te regelen enorm welkom.
Wanneer een organisatie verder groeit, of bijvoorbeeld meer onregelmatige werkuren krijgt door te werken met parttimers of flexwerkers, worden de Excel-bestanden ook steeds ingewikkelder. Er zijn verschillende tabbladen nodig, formules worden steeds ingewikkelder en het overzicht behouden wordt steeds lastiger. Dit is dan ook het moment dat de nadelen van werken in Excel om de hoek komen kijken. Excel is onder andere foutgevoelig; invoerfouten komen vaak voor en daarnaast kunnen er ook gemakkelijk fouten ontstaan in te ingewikkelde formules. Ook wordt het veelal offline gebruikt, waardoor het niet mogelijk is om met verschillende mensen tegelijkertijd aanpassingen te doen in het bestand. Excel was ook nooit bedoeld als gezamenlijke toepassing; het is hier dan ook niet op ingericht. Wanneer een organisatie tegen deze zaken aanloopt, wordt het tijd om te overwegen of de groei van het bedrijf niet een andere tool kan inzetten voor zaken zoals tijdsregistratie, personeelsbeheer en planning.
De groei naar workforce planning software
De overstap naar workforce planning software lijkt dan een logische volgende stap. Het gebruik van een planningstool is wel een belangrijke afweging, want in tegenstelling tot Excel worden de programma’s dan een kostenpost voor de organisatie. Ook kost de implementatie tijd: men moet bekend worden met de planningstool en alles op de juiste manier instellen. Wanneer deze twee stappen genomen zijn, levert het gebruik van planning software echter grote voordelen op.
Allereerst maakt planning software het mogelijk om gezamenlijk hierin te werken. Zo hebben veel planningsapplicaties zelfs een bijbehorende app waar ook de medewerkers zelf direct informatie in kunnen verwerken, wat sneller en ook makkelijker is. Een voorbeeld hiervan is tijdsregistratie, waarin een in- en uitklokfunctie zit, zodat de medewerker automatisch zijn gewerkte uren kan indienen. Een echte ‘timer’ zorgt zo voor minder foutgevoeligheid en maakt het voor medewerkers gemakkelijker om gewerkte uren in te voeren. Ten tweede is het mogelijk om verschillende soorten software aan elkaar te koppelen, wat in Excel beperkt mogelijk is. Als een medewerker zich bijvoorbeeld ziek meldt, dan wordt dat automatisch verwerkt in de planning en in de HR-applicatie, zonder dat daarvoor een handeling nodig is van een HR-medewerker. Ten derde heeft planning software meer functies dan Excel. Zo heb je de mogelijkheid om rapportages en dashboards te genereren, waardoor de organisatie meer inzicht krijgt in hoeveel tijd een specifiek onderdeel van een proces heeft gekost. Daarnaast zorgt planning software voor een optimale afstemming tussen het verwachte werk en de werknemers. Hiermee bespaar je onnodige loonkosten met de maximale medewerker- en klanttevredenheid.
Deze voordelen laten zien dat workforce planning software van grote waarde kan zijn voor organisaties en instellingen. Een juiste timing is hierbij wel belangrijk: starten in Excel is een goede basis, maar zodra dit moeilijkheden gaat opleveren, is een overstap naar workforce planning software efficiënter en daarmee ook slimmer voor de langere termijn. De juiste planningstool kan mee ‘groeien’ met de organisatie, en daar optimaal in ondersteunen.
Is jullie organisatie of instelling klaar voor de stap naar planning software? Kunnen jullie daar wat hulp bij gebruiken, waardoor jullie tijd, frustratie een een foute keuze voorkomen? Bekijk dan onze homepage en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Inmiddels ondersteun ik al 20 jaar maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van hun WFM-, planning- en roostersoftware. Ik ben er namelijk van overtuigd dat dit bijdraagt aan een toekomstige bedrijfsvoering waarvan heel Nederland profiteert. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik sportief en heb ik een grote liefde voor praktische filosofie. Ben je benieuwd wat ik voor jou kan betekenen of wil je vrijblijvend kennismaken? Stuur mij dan gerust een berichtje via LinkedIn.
Gerelateerde artikelen
Welkom aan boord: Yoo-Jung van Oijen-den Burger
Planbizz heeft een nieuw gezicht! Yoo-Jung van Oijen-den Burger neemt de dagelijkse leiding van de organisatie op zich en gaat zich onder meer richten op de ontwikkeling van het team, het aantrekken van nieuwe collega's en het versterken van de community van functioneel beheerders. We zijn heel blij met onze nieuwe aanwinst, die ruim 25 jaar aan ervaring in recruitment, HR en leidinggeven meebrengt.
Klantcase Implementatie roostersoftware bij de Bibliotheek Zuid-Kennemerland
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij de selectie, implementatie en het optimaal gebruik van workforce management-software. Hoe verloopt zo'n traject in de praktijk? En welke meerwaarde ervaren opdrachtgevers daarbij? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze projectleider bij de implementatie van een nieuw plannings- en roostersysteem voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland.
Klantcase Functioneel Beheer ORTEC WS bij het Hagaziekenhuis
Planbizz helpt maatschappelijke organisaties bij het optimaal benutten van planning- en roostersoftware. Welke resultaten levert tijdelijke ondersteuning binnen functioneel beheer op? En hoe ervaren opdrachtgevers die samenwerking? In deze klantcase lees je meer over de ondersteuning van onze consultant bij Functioneel Beheer van HR Services van het HagaZiekenhuis in Den Haag.