Klantcase pakketselectie WFM-software Gemeente Breda

Behoefte aan onafhankelijke marktkennis

Inwoners die contact zoeken met de Gemeente Breda krijgen te maken met het Klant Contact Centrum (KCC). Hierin werken medewerkers in de backoffice, in de telefonie of aan de balie. De tot nu toe gebruikte software voor de planning van al deze medewerkers is verouderd en moet vervangen/ opnieuw aanbesteed worden. Niet alleen moeten alle drie de onderdelen van het KCC gepland kunnen worden binnen één systeem, de nieuwe software moet ook geschikt zijn voor het plannen van thuiswerken. Voordat de gemeente een aanbesteding doet, willen ze eerst een goed beeld krijgen van de markt. Maar hoe doe je dat op een onafhankelijke en efficiënte manier?

Objectieve marktverkenning

Om op een onafhankelijke manier een beeld te krijgen vopan de markt, wordt planningsexpert Ed Merk van Planbizz ingeschakeld. Ed: “Gemeentes kunnen best complexe organisaties zijn. Zeker bij het doen van een aanbesteding is het daarom aan te raden dat je een goed beeld hebt van de markt. We zijn dan ook begonnen met grondig vooronderzoek.” Dat vooronderzoek start in de vorm van gesprekken met belangrijke stakeholders/ medewerkers van alle betrokken afdelingen.

Ed: “Ik heb gesproken met de planners maar ook met de leidinggevenden. Op basis van de door hen verstrekte wensen en behoeften heb ik vervolgens een compleet eisenpakket samengesteld. Denk bijvoorbeeld aan de gewenste schaalbaarheid van de software, maar ook het aanwezig zijn van een app of het kunnen verwerken van diakritische tekens (extra tekens op letters zoals accenten in het Turks of Hongaars; een belangrijke vereiste voor een overheidsinstelling). Al deze eisen samen heb ik weer getoetst bij de medewerkers en vervolgens ben ik aan de slag gegaan met een voorselectie van alle geschikte softwareleveranciers.”

Meer inzicht in potentiële Workforce Management software

Van de wereldwijd meer dan 150 beschikbare planning software aanbieders blijven er na de uitgebreide selectie door Ed uiteindelijk drie over. Ed: “Door het verdiepen in de markt en advies van een expert heeft de gemeente meer inzicht gekregen in de markt van Workforce Planning software. Daarnaast is nu duidelijker wat hun eigen wensen en eisen zijn. Dat helpt enorm bij het vervolgtraject: de aanbesteding zelf.” De drie meest geschikte softwareleveranciers zijn inmiddels door de gemeente Breda uitgenodigd voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Ed: “Ik zeg het vaker, maar goede WFM-software verdient zichzelf binnen zes tot acht maanden weer terug, dus ik heb er alle vertrouwen in.”

Wat vindt de opdrachtgever?

Joeri van Broekhoven is leidinggevende bij de gemeente Breda en verantwoordelijk voor de aanbesteding van de WFM-software. Joeri: “Ik vind het belangrijk om een goed beeld te hebben bij wat er in de markt te krijgen is, maar ook vooral te kijken naar kwaliteit voor een goede prijs. Planbizz heeft ons daar goed bij geholpen doordat zij de markt goed kennen, maar ook goed hebben uitgevraagd waar onze behoeften liggen.”

Inmiddels hebben wij ook de afdeling Afvalservice van de Gemeente Breda succesvol mogen begeleiden bij de zoektocht naar de best passende planning- en roostersoftware. Heeft jouw organisatie ook een vraagstuk waarbij onze hulp gewenst is? Neem dan contact met ons op of plan een vrijblijvend ambitiegesprek in. Wij denken graag met jullie mee.