Urenregistratie software: waarom is het essentieel?

Waarom is urenregistratie belangrijk?

Zoals gezegd is urenregistratie voor veel mensen niet hun favoriete bezigheid. Het is echter een van de meest essentiële bezigheden voor een organisatie. Zeker wanneer je veel op projectbasis werkt, is het belangrijk om te weten hoeveel tijd er daadwerkelijk is besteed. Daarnaast is urenregistratie handig om bij te houden of medewerkers voldoende uren hebben gewerkt. Urenregistratie is ook noodzakelijk voor facturering, je wilt namelijk aan kunnen tonen hoeveel uren er zijn gemaakt.

Waarom zou je als organisatie urenregistratie software gebruiken?

Urenregistratie kan een tijdrovend klusje zijn. Zeker als je het bijhouden van uren uitstelt, is het lastig om je nog precies te herinneren wat je wanneer hebt gedaan (helemaal als je dat per kwartier of zelfs per minuut moet vastleggen). Sommige organisaties gebruiken voor hun urenregistratie spreadsheets van Excel. Hoewel dit niet per definitie slecht is, is het niet overzichtelijk en vrij beperkt. Speciale urenregistratie software is een stuk gebruiksvriendelijker en bevat daarnaast verschillende functionaliteiten. Door voortaan urenregistratie software te gebruiken om uren bij te houden, kan je dus een hoop tijd besparen. Urenregistratie software heeft echter nog meer voordelen. Hieronder zetten we alle voordelen voor je op een rijtje.

Tijd besparen

Het grootste voordeel van urenregistratie software is dat het je organisatie veel tijd kan besparen. Uren kunnen namelijk eenvoudig gekoppeld worden aan facturatie en dat zorgt ervoor dat je sneller en makkelijker facturen kunt versturen. Hoewel het voor werknemers niet altijd leuk is om uren bij te houden, zal dit door middel van urenregistratie software geen grote klus meer zijn. Standaarduren worden automatisch overgenomen naar toekomstige weken en alleen voor bijvoorbeeld projecten moet nog handmatig worden aangegeven hoeveel tijd eraan besteed is. Opties als automatische afronding en pauzeberekening horen vaak ook tot de mogelijkheden. Dat is vooral handig voor organisaties waarbij nog handmatig in- en uitgeklokt moet worden.

Gebruiksvriendelijk

Een ander voordeel van urenregistratie software is dat het heel gebruiksvriendelijk werkt. Dat komt omdat er enorm veel verschillende urenregistratie software beschikbaar is, elk met zijn eigen functies en voordelen. Dat geeft je niet alleen de mogelijkheid om te kiezen voor het programma dat het beste bij jou past, het zorgt er ook voor dat urenregistratie software continu verbeterd wordt. En dat draagt weer bij aan de gebruiksvriendelijkheid. Uren registreren kan in de meeste programma’s via internet door middel van een online tijdschema, maar ook vaak via een app. Zo kunnen medewerkers vanaf elke plek hun uren bijhouden en kost het zo min mogelijk van hun tijd.

Synchronisatie met eigen agenda

Daarnaast is veel urenregistratie software te integreren en synchroniseren met verschillende agenda’s. De meeste software biedt standaard optie tot koppeling met gangbare agendaprogramma’s zoals Google Calendar of Microsoft Exchange, maar koppeling met andere programma’s is vaak ook mogelijk. Door je agenda te synchroniseren met de urenregistratie software, maak je het bijhouden van uren nog eenvoudiger. Afspraken en taken uit je agenda worden zo namelijk zichtbaar in het urenregistratie systeem, waardoor je alleen nog maar hoeft te controleren of je ook daadwerkelijk de tijd hebt gebruikt zoals gepland. Zo niet, dan is dat eenvoudig te corrigeren.

Integratie met andere systemen

Ook integratie met het CRM-systeem behoort vaak tot de mogelijkheden. Dat biedt de mogelijkheid om uren te koppelen aan bijvoorbeeld projecten. Vervolgens kunnen medewerkers op deze uren ingepland worden en zelf uren schrijven. Dat maakt het inzichtelijk aan welk project welke uren worden besteed. Daarnaast is integratie met het HRM-systeem mogelijk. Hiermee zijn ook verlofdagen en verzuim zichtbaar in het urenregistratiesysteem. Hiermee voorkom je dat een medewerker wordt ingepland op een verlofdag en hoef je nooit meer verlofaanvragen handmatig door te voeren.

Inzicht in budget

Urenregistratie software bied je veel inzicht, onder andere in het budget van je organisatie. Je hebt namelijk alle geplande en verbruikte uren op één plek verzameld. En wanneer je het urenregistratie systeem koppelt met je CRM-systeem of projectplanning, worden geplande en geboekte uren meteen verwerkt in de beschikbare budgetten per project. Zo geeft meteen overzicht over de status van projecten. In welke fase zitten we nu? En komt dat overeen met het geplande aantal uur voor deze fase? Dat voorkomt verrassingen achteraf, je weet immers op tijd of je de planning gaat halen of niet. Werken medewerkers langer aan een project dan vooraf gepland? Dan kun je het budget eenvoudig aanpassen. Ook het controleren en corrigeren van uren van medewerkers gaat door middel van urenregistratie software makkelijker en sneller.

Inzicht in organisatie

Naast inzicht in het budget, levert urenregistratie software je ook inzicht in de gehele organisatie op. Veel software biedt bijvoorbeeld de optie tot rapportages. Hiermee kun je in één oogopslag zien hoeveel tijd aan welke werkzaamheden wordt besteed. Komen de ingeschatte en daadwerkelijk gewerkte uren wel met elkaar overheen? Welke soort projecten kennen de meeste uitloop? En hoe zit het met de productiviteit van medewerkers? Allerlei vragen waarop urenregistratie je het antwoord kan geven. Op basis van deze gegevens kun je vervolgens de werkprocessen in je organisatie verbeteren.

Benieuwd naar alle aanbieders van urenregistratie software? Download dan onze Planbizz Arena.

Hoe kies je de beste urenregistratie software voor jouw organisatie?

Urenregistratie software kent dus vele voordelen. Maar hoe kies je nu de beste urenregistratie software voor jouw organisatie? Het aanbod is enorm en dat kan ervoor zorgen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Eén van deze softwaresystemen als beste benoemen is echter onhaalbaar. Elke organisatie heeft namelijk andere wensen en eisen met betrekking tot urenregistratie. Wil je bijvoorbeeld alleen een programma voor op de PC? Of wil je ook gebruik kunnen maken van een app? En welke andere functies wil je kunnen gebruiken? Zo maar een voorbeeld van vragen die je jezelf zult moeten stellen bij de complexe zoektocht naar de perfecte urenregistratie software.

Planbizz helpt bij de complexe keuze voor urenregistratie software

Vind je het lastig om de beste urenregistratie software voor jouw organisatie te vinden? Dan biedt Planbizz uitkomst. De keuze voor urenregistratie software is een complexe keuze, en je wilt geen software aanschaffen die je vervolgens niet gebruikt. Voorkom daarom een verloren investering van tijd en geld en laat de experts van Planbizz je helpen. Door middel van jarenlange ervaring op het gebied van planning software, voorzien onze experts je van het juiste advies en helpen we je bij de keuze en implementatie van de beste urenregistratie software voor jouw organisatie. Benieuwd naar alle aanbieders van urenregistratie software? Download dan onze Planbizz Arena.