Behoud het overzicht met planning software voor het onderwijs

delen delen delen delen
planning software onderwijs

Het onderwijs is een dynamische omgeving waarin continu veranderingen plaatsvinden. Het bieden van onderwijs vraagt daarnaast veel organisatorisch vermogen. Er moeten roosters worden gemaakt die aansluiten op de gekozen vakken van leerlingen, er moeten docenten worden ingepland en ruimtes worden gereserveerd. En is deze logistieke puzzel eenmaal gelukt is, dan nog blijft het een kwestie van continu bijsturen. Docenten kunnen immers uitvallen, of er kunnen schoolbrede activiteiten op de planning staan. Planning software voor het onderwijs kan helpen het overzicht te bewaren. In deze blog vertellen we je waarom.

Waarom planning software in het onderwijs?

Zoals gezegd helpt planning software voor het onderwijs het overzicht te bewaren. Zo hou je als onderwijsinstelling de controle en weet iedereen – zowel docenten als leerlingen – waar ze aan toe zijn. Hieronder staan we stil bij alle voordelen van planning software voor het onderwijs.

Behoud het overzicht

Het grootste voordeel van de juiste planning software voor het onderwijs is dat je zo het overzicht kunt behouden. Als onderwijsinstelling heb je namelijk te maken met grote aantallen leerlingen, elk met hun eigen keuzeprofielen en -vakken, docenten met elk hun eigen beschikbaarheid en lokaalruimtes die zo efficiënt mogelijk gebruikt moeten worden. Door middel van de juiste planning software behoud je als onderwijsinstelling het overzicht over al deze zaken en maak je het mogelijk om bij te sturen wanneer dat nodig is.

planning software onderwijs tijdBespaar tijd

Een ander groot voordeel van planning software in het onderwijs is dat het een heleboel tijd kan besparen. In de meeste softwaresystemen kunnen veel functies namelijk geautomatiseerd worden. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch roosters maken op basis van door leerlingen gekozen vakken, waarbij het systeem rekening houdt met onder andere de gewenste groepsgrootte. Inroosteren per cluster en het reserveren van geschikte lokalen kan daarnaast vaak ook automatisch. En zijn er vakken die lastiger zijn in te plannen dan andere vakken? Dan kun je binnen de meeste planning software dat vak een hogere waarde geven, waardoor het als eerste ingepland wordt. De rest van de planning wordt vervolgens daarom heen gebouwd. Zo’n automatisering scheelt enorm veel tijd en zorgt ervoor dat je als roostermaker alleen nog maar de gemaakte roosters hoeft te controleren.

Veel integratiemogelijkheden

Planning software in het onderwijs is eigenlijk altijd te integreren met andere softwaresystemen, zoals de digitale leeromgeving die binnen de school gebruikt wordt. Door deze integratie kunnen leerlingen binnen dit systeem niet alleen zien welk huiswerk ze voor welk vak moeten maken, maar ook wanneer en waar de volgende les plaatsvindt. Dat is extra handig als het rooster last minute verandert of er een bepaalde les uitvalt. Door planning software te integreren met het absentiesysteem, stel je de software in staat mee te bewegen met onverwachtse ontwikkelingen zoals ziekte en afwezigheid. Ook kan planning software geïntegreerd worden met software die gebruikt wordt voor online lesgeven, een manier van onderwijs die door de huidige coronaomstandigheden enorm toegenomen is.


Benieuwd wat planning software voor jouw onderwijsinstellingen kan betekenen? Vraag een gratis (virtueel) ambitiegesprek aan


Een flexibelere onderwijsinstelling

Door het gebruik van de juiste planning software en integraties, maak je je onderwijsinstelling een stuk flexibeler. Je weet namelijk op voorhand hoe het rooster eruitziet, en hebt meer tijd om last minute veranderingen door te voeren. Dat ‘blussen van brandjes’ wordt an sich ook een minder groot probleem, omdat planning software met je meebeweegt. Registreert het programma dat een docent ziek is? Dan geeft het systeem je mogelijkheden om het rooster aan te passen. Dat maakt je onderwijsinstelling een stuk flexibeler.

Meer gemak

Daarnaast is planning software voor het onderwijs vaak beschikbaar op meerdere devices, zodat docenten en leerlingen het niet alleen op een pc kunnen gebruiken maar ook via bijvoorbeeld een mobiele app. Zo hebben ze altijd de juiste informatie binnen handbereik, ook als er last minute dingen veranderen.

planning software onderwijs docentTevreden docenten

Het gebruik van de juiste planning software in het onderwijs heeft nog een groot voordeel: je docenten zullen een stuk meer tevreden zijn. Als docent ben je namelijk altijd druk in de weer: lessen voorbereiden, lesgeven, toetsen nakijken enzovoort. Dan heb je geen zin om je bezig te houden met roosterwijzigingen. Door het gebruik van planning software zie je als docent in één oogopslag waar en wanneer je les moet geven en welke vergaderingen er op de planning staan. En dat op elk devices dat je gebruikt. Het rooster moeten opzoeken op de computer is voortaan verleden tijd, waardoor je als docent meer tijd overhoudt om te doen wat je het liefste doet: lesgeven. En door de integratie met je eigen persoonlijke agenda ben je altijd op de hoogte van belangrijke afspraken.

Leerlingen die weten waar ze aan toe zijn

Hoewel leerlingen worden aangeduid als één groep, zijn de verschillen onderling natuurlijk enorm. Naast bepaalde keuzeprofielen of specialisaties, hebben leerlingen vaak ook (extra) keuzevakken. Dat zorgt ervoor dat schoolroosters zorgvuldig samengesteld moeten worden, zodat elke leerling de gewenste vakken kan volgen. Planningsoftware voor het onderwijs maakt dit complexe roosterproces een stuk makkelijker. En door de integratie met andere softwaresystemen worden inschrijvingen voor keuzevakken automatisch zichtbaar in het rooster. Dat biedt leerlingen de duidelijkheid die ze nodig hebben.

Meer inzicht door rapportages

Het laatste grote voordeel van planning software in het onderwijs is dat het je als onderwijsinstelling verschillende inzichten kan opleveren. Planning software heeft namelijk bijna altijd een rapportagefunctie waarmee je informatie kunt ophalen. Zo kan je eenvoudig zien op welke momenten in het jaar de meeste absentie is, welke vakken het vaakst uitgevallen zijn of welke lokalen niet genoeg benut worden. Allerlei waardevolle informatie die je als onderwijsinstelling nodig hebt, bijvoorbeeld bij het bepalen van de onderwijsplannen voor het volgende schooljaar.

Hoe kies je de juiste planning software voor jouw onderwijsinstelling?

Planning software voor het onderwijs kan je als onderwijsinstelling dus veel voordelen opleveren. Maar hoe kies je nou de juiste software voor jouw school? Het aanbod is enorm en elke instelling heeft natuurlijke andere wensen en ambities. Daarnaast verschillen de soorten onderwijs ook zo erg van elkaar dat één planning software systeem aanwijzen als “de beste” eigenlijk niet mogelijk is. Hiervoor liggen de behoeftes te ver uit elkaar. Toch is een bewuste keuze enorm belangrijk. Een foute investering van planning software kost namelijk niet alleen onnodig veel tijd, wanneer je het programma vervolgens niet of nauwelijks gebruikt, heb je ook onnodig hoge budget uitgegeven. En dat wil je voorkomen, omdat je als onderwijsinstelling vaak te maken hebt met een vooraf bepaald en niet oneindig budget.

Planbizz helpt bij de complexe keuze voor planning software in het onderwijs

Op zoek naar de beste planning software voor jouw onderwijsinstelling en kan je wel wat hulp gebruiken? Dan biedt Planbizz uitkomst. Onze ervaren planningsexperts helpen je bij de keuze en implementatie van planning software. Voorkom dus een foute investering van planning software en bespaar jezelf tijd en geld door een gratis (virtueel) ambitiegesprek aan te vragen.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Laat je reactie achter