Houd grip op je organisatie met capaciteitsplanning software

delen delen delen delen

Puzzel je vaak of je personeelscapaciteit nog wel aansluit bij het aanbod aan werk? Twijfel je of je die nieuwe opdracht wel kunt aannemen? En is het niet duidelijk hoeveel uren er daadwerkelijk worden besteed aan taken? Dan kan capaciteitsplanning software helpen. Hiermee kun je eenvoudig de beschikbaarheid van medewerkers en het werkaanbod met elkaar vergelijken en afstemmen. Zo krijg je niet alleen meer inzicht in je werkprocessen maar heb je ook grip op de toekomst. Benieuwd naar de voordelen van capaciteitsplanning voor jouw organisatie? Lees dan snel verder.

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning gaat over het afstemmen van vraag en aanbod. Eigenlijk ben je dus continu bezig met je beschikbare en benodigde arbeidscapaciteit. Hoeveel werk is er? Welk werk kunnen we uitvoeren? Welke tijd hebben we daarvoor nodig? En hoe druk hebben we het op de lange termijn? Allemaal vragen waar capaciteitsplanning het antwoord op kan geven. In de ideale situatie werkt dat als een soort levend dossier, omdat de planning meebeweegt met de veranderingen binnen je organisatie.

Voor wie is capaciteitsplanning software essentieel?

Eigenlijk is capaciteitsplanning software voor elke organisatie essentieel. Het biedt namelijk de kans om inzicht te krijgen in de bezetting en capaciteit van je organisatie. Vooral als je veel projectmatig werkt of veel specialistische medewerkers in dienst hebt, is gebruikmaken van capaciteitsplanning voordelig. De sector waarbinnen je actief bent maakt niet uit: van zorgorganisatie tot productiebedrijf tot adviesbureau, capaciteitsplanning software kan in elke sector iets toevoegen.

Wat zijn de voordelen van capaciteitsplanning software?

Capaciteitsplanning software bied je dus de mogelijkheid om het werkaanbod en de beschikbaarheid van je medewerkers met elkaar af te stemmen. Dat zorgt er onder andere voor dat je genoeg declarabele uren kunt draaien. Daarnaast kan capaciteitsplanning je veel inzicht bieden in de processen in en rondom je organisatie. Hieronder sommen we de voordelen van capaciteitsplanning software voor je op.

Inzicht in vraag en aanbod

Door middel van capaciteitsplanning software krijg je inzicht in de beschikbaarheid van je medewerkers en de hoeveelheid werk die je over hen moet verdelen. Dat is een perfect startpunt voor het maken van goede personeelsroosters. Je weet immers welke uren je nodig hebt voor welke taken en welke medewerkers je daarvoor kunt inplannen. Maar capaciteitsplanning biedt meer inzicht dan alleen de korte termijn.

Grip op ontwikkelingencapaciteitsplanning software tevreden medewerker

Capaciteitsplanning software geeft je namelijk ook de kans om grip te houden op de lange termijn. Je kunt er mee voorspellen hoe je organisatie zich gaat ontwikkelen en wat dat betekent voor de hoeveelheid werk die je kunt aannemen en verdelen. Veel software werkt aan de hand van verschillende toekomstscenario’s, die continu veranderen aan de hand van ontwikkelingen binnen je organisatie. Door middel van die scenario’s krijg je niet alleen meer inzicht in de lange termijn ontwikkelingen, je bent ook in staat op tijd bij te sturen. Groeit de hoeveelheid werk te hard voor het aantal beschikbare medewerkers? Dan zorgt capaciteitsplanning software ervoor dat je op tijd nieuw personeel kunt werven. Dat geldt ook voor andere ontwikkelingen, zoals de omzetgroei van je organisatie. Door de verschillende toekomstscenario’s te analyseren, kun je foute investeringen voorkomen.

Beheersing van kosten

Een goede capaciteitsplanning bied je daarnaast enorm veel inzicht in de kosten binnen je organisatie. Zoals gezegd weet je nu wat de balans is tussen werkvraag en -aanbod. Medewerkers worden namelijk gekoppeld aan een bepaalde taak (inclusief tijdsindicatie). Je hebt zo altijd een overzicht van de hoeveelheid werk die je medewerkers verrichten. Zo voorkom je dat je te veel of te weinig werk hebt voor het aantal medewerkers dat je in dienst hebt. Door te plannen op capaciteit kun je vervolgens genoeg declarabele uren draaien. Dat kan je een hoop kosten besparen – zeker wanneer medewerkers zelf ook hun gewerkte uren bijhouden. Je weet dan hoeveel uren zijn besteed aan welke werkzaamheden, en of dat past binnen de vooraf bepaalde planning. Komt het aantal uren niet overeen? Dan geeft capaciteitsplanning software je het inzicht dat je nodig hebt om op tijd bij te sturen.

Integratie met verschillende systemen

Capaciteitsplanning software is zoals gezegd een perfect startpunt voor het maken van werkroosters of planningen. Door je capaciteitsplanning te koppelen aan het roostersysteem (inclusief verlofaanvragen en beschikbaarheid van medewerkers), ben je altijd verzekerd van up to date informatie. Zo zorgt informatie over de korte termijn voor inzicht op de lange termijn. Je kunt bijvoorbeeld een overzicht maken van de periode met het meeste verzuim of inzicht krijgen in de pijnpunten binnen je organisatie. Wat zijn dagen waarop je eigenlijk te weinig medewerkers tot je beschikking hebt? En welke oplossingen zijn daarvoor? Ook tools die je gebruikt voor projectplanning kun je eenvoudig koppelen aan capaciteitsplanning software. Dat biedt weer input om te controleren of je voor elk project genoeg capaciteit hebt (gebruikt), maar ook hoe werkzaamheden zijn verdeeld over het gehele jaar.

capaciteitsplanning software inzicht in vraag en aanbodVerschillende mogelijkheden

Door al die verschillende systemen te integreren, biedt capaciteitsplanning software je enorm veel mogelijkheden. Zo kun je niet alleen op dag of weekbasis medewerkers inplannen, maar ook op projectbasis. Je kunt zelfs gebruik maken van de verschillende fasen van projecten om medewerkers in te plannen. Meer over projectplanning lees je in deze blog

Meer rust binnen je organisatie

Het ultieme voordeel van capaciteitsplanning software is dat het meer rust biedt binnen je organisatie. Je weet immers welke ontwikkelingen er spelen en hoe je de hoeveelheid werk en het aantal beschikbare medewerkers hierop kunt aanpassen. Door middel van voorspellingen en toekomstscenario’s behoud je de regie over je eigen organisatie. Je medewerkers weten dus waar ze aan toe zijn. Daarnaast kun je op tijd bijsturen en voorkom je zo nare verrassingen zoals leegloop, slechte bezetting en te hoge werkdruk. Dat komt uiteindelijk de productiviteit alleen maar ten goede en zorgt voor rust, in elke laag binnen de organisatie.


Meteen weten welke capaciteitsplanning software het beste bij jouw organisatie past? Plan een gratis (virtueel) ambitiegesprek in


Wat heb je nodig voor capaciteitsplanning software?

Om capaciteitsplanning software optimaal te kunnen gebruiken zijn er drie belangrijke voorwaarden. De eerste is dat er tijd moet zijn om de software te gebruiken. In de meeste gevallen zal vooral een planner of projectmanager een capaciteitsplanning gebruiken om het werk te verdelen over medewerkers. Daarnaast moet er een bepaalde discipline zijn om die planning na te leven. Ten derde is een goed werkend capaciteitsplanning softwareprogramma essentieel.

Hoe kies je de beste capaciteitsplanning software voor jouw organisatie?

Je kent inmiddels de voordelen van capaciteitsplanning software. Maar hoe kies je nou de software die het beste bij jouw organisatie past? Het aanbod is namelijk enorm groot en een foute investering kost onnodig veel tijd en geld. “Is er dan niet één softwareprogramma de beste?” – helaas niet. Elke organisatie heeft andere wensen en eisen wat betreft capaciteitsplanning en dat maakt het doen van een direct advies niet haalbaar.

Planbizz helpt bij de complexe keuze voor capaciteitsplanning software

Planbizz helpt bij de complexe keuze voor capaciteitsplanning software. Niet alleen bevinden onze onafhankelijke experts zich door heel Nederland, ze hebben ook jarenlange ervaring op het gebied van planning software. Voorkom daarom een verloren investering van tijd en geld en laat ons je ondersteunen bij de complexe keuze en implementatie van capaciteitsplanning software. Meteen weten welke voordelen capaciteitsplanning heeft voor jouw organisatie? Plan een gratis (virtueel) ambitiegesprek in, dan vertellen we je er graag meer over.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Rocco is de oprichter van Planbizz. Al meer dan 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om succesvoller te worden met de best passende Workforce Planning software. Naast zijn werk voor en bij opdrachtgevers, schrijft hij ook waardevolle content waarmee organisaties verder kunnen groeien.

Laat je reactie achter