Waarom is urenregistratie zo belangrijk?

Uren bijhouden, voor de meeste mensen niet hun favoriete bezigheid. Toch is urenregistratie essentieel voor veel organisaties. Niet alleen voor de facturatie van projecten en/of de administratie van gewerkte uren, maar ook om inzicht te krijgen in de werkprocessen binnen je organisatie. Urenregistratie software helpt je hierbij.

urenregistratie software belang

Wat zijn de voordelen van urenregistratie software?

Urenregistratie kan best een tijdrovend klusje zijn. Zeker als je het bijhouden van uren uitstelt, is het lastig om je nog precies te herinneren wat je wanneer hebt gedaan (helemaal als je dat per kwartier of zelfs per minuut moet vastleggen). Sommige organisaties gebruiken voor hun urenregistratie spreadsheets van Excel. Hoewel uren bijhouden via Excel niet per definitie slecht is, is het niet overzichtelijk en vrij beperkt. Speciale urenregistratie software is een stuk gebruiksvriendelijker en bevat daarnaast verschillende functionaliteiten. Door voortaan urenregistratie software te gebruiken om uren bij te houden, kun je jezelf dus een hoop tijd besparen. Urenregistratie software heeft echter nog meer voordelen. Hieronder zetten we alle voordelen voor je op een rijtje.

Tijd besparen

Het grootste voordeel van urenregistratie software is dat het je organisatie veel tijd bespaart. Geschreven uren kunnen namelijk eenvoudig gekoppeld worden aan je facturatiesysteem en dat zorgt ervoor dat je sneller en makkelijker facturen kunt versturen. Hoewel het voor werknemers niet altijd leuk is om uren bij te houden, zal dit door middel van urenregistratie software geen grote klus meer zijn. Standaarduren worden automatisch overgenomen naar toekomstige weken en alleen voor bijvoorbeeld projecten moet nog handmatig worden aangegeven hoeveel tijd eraan besteed is. Opties als automatische afronding en pauzeberekening horen vaak ook tot de mogelijkheden. Dat is vooral handig voor organisaties waarbij nog handmatig in- en uitgeklokt moet worden.

Gebruiksvriendelijk

Een ander voordeel van urenregistratie software is dat het heel gebruiksvriendelijk werkt. Dat komt omdat er enorm veel verschillende urenregistratie software beschikbaar is, elk met zijn eigen functies en voordelen. Dat geeft je niet alleen de mogelijkheid om te kiezen voor het programma dat het beste bij jou past, het zorgt er ook voor dat urenregistratie software continu verbeterd wordt. En dat draagt weer bij aan de gebruiksvriendelijkheid. Uren registreren kan in de meeste programma’s via internet door middel van een online tijdschema, maar ook vaak via een app. Zo kunnen medewerkers vanaf elke plek hun uren bijhouden en kost het zo min mogelijk van hun tijd.

Synchronisatie met eigen agenda

Daarnaast is veel urenregistratie software te integreren en synchroniseren met verschillende agenda’s. De meeste software biedt standaard de optie tot koppeling met gangbare agendaprogramma’s zoals Google Calendar of Microsoft Exchange, maar koppeling met andere programma’s is vaak ook mogelijk. Door je agenda te synchroniseren met urenregistratie software, maak je het bijhouden van uren nog eenvoudiger. Afspraken en taken uit je agenda worden zo namelijk zichtbaar in het urenregistratie systeem, waardoor je alleen nog maar hoeft te controleren of je ook daadwerkelijk de tijd hebt gebruikt zoals gepland. Zo niet, dan is dat eenvoudig te corrigeren.

Veel integratiemogelijkheden

Ook integratie met het CRM-systeem behoort vaak tot de mogelijkheden. Dat zorgt ervoor dat je uren kunt koppelen aan bepaalde projecten en klanten. Vervolgens kunnen medewerkers op deze uren ingepland worden en zelf uren schrijven. Dat maakt het inzichtelijk aan welk project welke uren worden besteed. Daarnaast is integratie met het HRM-systeem mogelijk. Hiermee zijn ook verlofdagen en verzuim zichtbaar in het urenregistratiesysteem. Zo voorkom je dat een medewerker wordt ingepland op een verlofdag en hoef je nooit meer verlofaanvragen handmatig door te voeren.

Inzicht in budget

Urenregistratie software bied je veel inzicht, onder andere in het budget van je organisatie. Je hebt namelijk alle geplande en verbruikte uren op één plek verzameld. En wanneer je het urenregistratie systeem koppelt met je CRM-systeem of projectplanning, worden geplande en geboekte uren meteen verwerkt in de beschikbare budgetten per project. Zo heb je meteen overzicht over de status van projecten. In welke fase zitten we nu? En komt dat overeen met het geplande aantal uur voor deze fase? Dat voorkomt verrassingen achteraf, je weet immers op tijd of je de planning gaat halen of niet. Werken medewerkers langer aan een project dan vooraf gepland? Dan kun je het budget eenvoudig aanpassen. Ook het controleren en corrigeren van uren van medewerkers gaat door middel van urenregistratie software makkelijker en sneller.

Meer inzicht in de organisatie

Naast inzicht in het budget, levert urenregistratie software je ook inzicht in de gehele organisatie op. Veel software biedt bijvoorbeeld de optie tot rapportages. Hiermee kun je in één oogopslag zien hoeveel tijd aan welke werkzaamheden wordt besteed. Komen de ingeschatte en daadwerkelijk gewerkte uren wel met elkaar overheen? Welke soort projecten kennen de meeste uitloop? En hoe zit het met de productiviteit van medewerkers? Allerlei vragen waarop urenregistratie je het antwoord kan geven. Op basis van deze gegevens kun je vervolgens de werkprocessen in je organisatie verbeteren.

Het belang van goede urenregistratie software

Je kent nu de voordelen van urenregistratie software. Maar om van urenregistratie echt een succes te maken, zijn verschillende dingen van belang. Ten eerste moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden over het gebruik van de software. Moet iedereen zijn of haar uren invullen? Of alleen bepaalde werknemers? En wat is de deadline voor het invullen van de uren? Wie controleert de uren? Allemaal noodzakelijke afspraken om urenregistratie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarnaast is goede urenregistratie software vanzelfsprekend ook belangrijk. 

urenregistratie software vinden
Planbizz Arena

Een overzicht van alle urenregistratie software?

Download gratis onze Planbizz Arena en ontvang direct een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Direct een totaaloverzicht

Wij helpen je bij de zoektocht naar de best passende urenregistratie software

Urenregistratie software is dus essentieel voor iedere organisatie die inzicht wilt in de werkprocessen. Maar hoe kies je nou de software die het beste bij jouw organisatie past? Iedere organisatie heeft andere wensen en eisen. Wil je bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van een app? Of is desktop software voldoende? Tel daarbij op een enorm aanbod en je begrijpt dat de selectie van urenregistratie software specifieke kennis en ervaring vereist. Niet vreemd dus dat het grootste gedeelte van de selectietrajecten mislukt. Een mislukt traject betekent niet alleen frustratie maar ook een verspilling van tijd en geld.

Wil je een verloren investering van tijd en geld voorkomen? En de best passende urenregistratie en/of Workforce Planning software vinden voor jouw organisatie? Schakel de hulp in van Planbizz. Onze 100% onafhankelijke planningsexperts helpen je graag bij je zoektocht.

Wij ondersteunen deze werkgevers

Wij begeleiden onafhankelijk grote organisaties in uiteenlopende branches bij de automatisering van hun complexe planningsprocessen. Van Klant Contact Centers tot aan zorginstellingen én van multinationals tot aan lokale overheidsinstellingen.
planning software overzicht

Wat zeggen onze opdrachtgevers?

''Planbizz heeft een aantal maanden bij Independer ondersteunt bij WFM. In deze periode hebben zij ons erg goed geholpen. Met hun kennis en inzichten hebben zij mooie stappen gezet op het WFM vlak. Met meerdere adviezen pakken wij nu ook door.''

interim planner
Sharony Hosman Manager Blije Klant Independer

''Planbizz heeft een jaar geholpen bij de Klantenservice van De Alliantie. Er is een nieuw forecastmodel en een gebruiksvriendelijk capaciteitsplan opgeleverd, de planningstool is opnieuw ingericht en het WFM-proces is beschreven. Planbizz is professioneel, waar ik als manager volledig op kon bouwen en vertrouwen en ik van harte kan aanbevelen.''

interim planner
Ingeborg Rijken Manager Klantenservice de Alliantie Woningcoöperatie de Alliantie

''Planbizz did an excellent job in setting up the systems, procedures and hire the right persons for the job. Rocco created an excellent team that performed right from the start.''

planning software
Remco Rijnhart Sales Value

''Planbizz heeft zijn kennis van wfm binnen de afdeling, maar ook met medewerkers en teamleiders gedeeld. Hierdoor is het veranderings- en wfm proces op een positieve manier vormgegeven waarbij Rocco zich als een betrouwbare en flexibele professioneel heeft ingezet.''

WFM manager
David van der Pouw Kraan Gemeente Amsterdam

''Mijn periode met Planbizz was verhelderend en leverde mij andere inzichten op in het WFM proces.''

Planner callcenter
Marcel van Amstelveen Waternet

''Planbizz heb ik tijdens mijn opdracht bij de Alliantie leren kennen als een vakkundig en professioneel. In alle rust en met de juiste elegance weet Planbizz als geen ander WFM te ontwikkelen, te implemteren en bij te sturen. Ik kijk ernaar uit om in de toekomst weer samen te werken''

Planning software
Harm de Boer Alliantie

De klantwaarden volgens onze opdrachtgevers

Objectief

Onze experts zijn 100% onafhankelijk. Wij ontvangen geen enkele vergoeding van softwareleveranciers. Hiermee ben je verzekerd dat het realiseren van de organisatie-ambities het uitgangspunt is.

Bespaar tijd en geld

Workforce Planning software inkopen, implementeren en beheren doe je niet iedere dag. Onze experts nemen deze complexe processen doeltreffend uithanden. Hiermee bespaar je een verloren investering van tijd én geld.

Realiseer ambities

Kostenbesparing, een hogere efficiëntie of een toename van medewerker- of klanttevredenheid - de juiste Workforce Planning software draagt bij aan de planningsambities van je organisatie.

De best passende urenregistratie software vinden?

Op zoek naar de best passende urenregistratie software voor jouw organisatie? En een mislukte aanschaf voorkomen? Bespaar jezelf een verloren investering van tijd en geld en download gratis onze Planbizz Arena: een overzicht van alle planning software aanbieders per branche. Als bonus ontvang je een checklist waarmee je de meest gemaakte fouten bij de zoektocht naar de juiste Workforce Planning software kunt voorkomen.

Download direct gratis
Planbizz Arena