Wat is workforce planning en hoe maak je het een succes?

Succesvolle organisaties hebben een medewerkersbestand (workforce) dat perfect is afgestemd op de behoeften van de organisatie. In de praktijk is dit echter niet altijd vanzelfsprekend. Veel organisaties hebben teveel of juist te weinig medewerkers met de juiste kennis, waardoor kosten oplopen of bedrijfsprocessen traag verlopen. Met behulp van de juiste software is workforce planning in een bedrijf gelukkig een stuk effectiever en eenvoudiger te maken.

 

Wat is workforce planning?

Workforce planning is een vorm van personeelsplanning die is gestoeld op een analytische benadering van bedrijfsprocessen en workflows. Het draait hierbij vooral om het optimaal afstemmen van de workforce op de processen in het bedrijf. Kortom: de juiste medewerker met de juiste kennis en vaardigheden moet op het juiste moment beschikbaar zijn om op de juiste plek de juiste taak uit te voeren.

Een belangrijke rol bij workforce planning spelen de karakteristieken van de workforce. Personeelsleden moeten over de vereiste vaardigheden beschikken om te voorzien in de behoeften van de organisatie, maar ook in die van collega’s en klanten. Het goed plannen van de workforce voorkomt een mismatch tussen de bedrijfsbehoeften en de inzetbaarheid van de juiste medewerkers. Dit zorgt bovendien voor een hogere productiviteit en lager personeelsverloop.

 

Waarom workforce planning vaak mislukt

Workforce planning is doorgaans te complex om op een A4’tje of in Excel te doen. De juiste software is daarom nodig voor het beste resultaat. Helaas zijn veel organisaties teleurgesteld in de software die ze hiervoor aanschaffen en verliezen ze hierdoor de nodige tijd en middelen. Een mislukte aanschaf van Workforce Planning software heeft vaak een of beide van de volgende twee oorzaken:

1). De software is op gevoel ingekocht

Meer dan 80% van de selectietrajecten mislukt. Dat komt simpelweg omdat de meeste software op gevoel is ingekocht. Het selecteren van de best passende Workforce Planning software is echter een vak apart, dat om specifieke marktkennis en ervaring vraagt. Onafhankelijk en gespecialiseerd advies kan daarom helpen bij het kiezen van de juiste selectiestrategie.

2). Er is geen draagvlak bij implementatie

Zelfs bij een keuze voor de juiste software ontbreekt nogal eens het draagvlak tijdens de implementatie. Hierdoor gebruiken medewerkers de software te weinig en blijven kansen in de workforce planning onbenut. Het is dan ook cruciaal om er vanaf dag één voor te zorgen dat gebruikers zowel de nieuwe software als bijbehorende werkwijze enthousiast omarmen.


Direct beginnen met de zoektocht naar de best passende Workforce Planning software voor jouw organisatie? Download hier gratis de Planbizz Arena – een overzicht van alle aanbieders

Zo maak je van workforce planning een succes

Het voorkomen van de bovengenoemde oorzaken vormt een belangrijke voorwaarde om de kans op een succesvolle workforce planning te vergroten. Dit kan op twee manieren:

1). Deskundige selectie van Workforce Planning software

Organisaties die zich oriënteren op softwareselectie voor hun workforce planning, zijn gebaat bij deskundig advies van een onafhankelijke partij. Liever dan de software zelf op gevoel in te kopen, laten zij een objectief vooronderzoek uitvoeren, liefst inclusief uitgebreide marktverkenning. Op basis hiervan wordt al snel duidelijk welke aanbieders uit het grote aanbod softwareleveranciers in de markt het beste aansluiten op de organisatiebehoeften.

2). Zorgvuldige implementatie van Workforce Planning software

Het interne draagvlak voor Workforce Planning software staat of valt met een helder implementatieplan. Het samenstellen van een gedreven en kundig projectteam is aan te raden om dit plan te maken en uit te voeren. Hierbij is het zeer belangrijk om gebruikers vanaf dag één bij de implementatie te betrekken, veelvoorkomende gebruikersvragen te behandelen en relevante nazorg en training te verzorgen. Door het invoeren van deze maatregelen neemt het draagvlak binnen de organisatie zienderogen toe.

 

Hoe kies ik de juiste Workforce Planning software?

Wil jij met jouw organisatie ook het maximale halen uit de voordelen van workforce planning? Leg dan een solide fundament onder je plannen door het kiezen van de best passende planning software. Maak vrijblijvend gebruik van onze gratis keuzehulp en ontvang objectief advies om de best passende Workforce Planning software voor jouw organisatie te vinden.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien