Visualiseren van het planningsproces

Wat is een stroomschema?

Een stroomschema is een visuele weergave van de werking van een proces binnen een onderneming of specifieke afdeling. Met een stroomschema visueel je hoe een bepaald proces er vanaf stap 1 tot het uiteindelijke resultaat uitziet. Bij de zoektocht naar Workforce Planning software wordt dit hulpmiddel gebruikt om het huidige en gewenste planningsproces te visualiseren waardoor je uiteindelijk tot de wensen en eisen ten opzichte van de toekomstige Workforce Planning software komt om jullie doelstellingen te realiseren of om de knelpunten in het proces te verbeteren.

Waarom het planningsproces visualiseren middels een stroomschema?

Een stroomschema is een veelgebruikte tool in de wereld van software en doordat de situatie heel visueel weer gegeven wordt, is dit een uitstekend middel om te gebruiken bij softwareselectie. Er zitten verschillende voordelen aan het gebruik van een stroomschema, welke wij graag voor je op een rij zetten:

1. Het eerste voordeel is dat je met behulp van het stroomschema een heel precies overzicht krijgt van de werkbare stappen die gezet worden binnen verschillende planningsprocessen. Je maakt van ieder proces een nauwkeurig stappenplan, waardoor er duidelijk wordt wat de software hieraan moet bijdragen om het stappenplan goed te laten verlopen.
2. Het tweede voordeel is dat een stroomschema ervoor zorgt dat je als organisatie de ‘wat-vraag’ stelt: wat hebben we nodig van de software? Deze vraag is goed te beantwoorden zonder dat je alle details van de software begrijpt. De softwareleveranciers moeten vervolgens komen met het hoe-antwoord, waarvoor uiteraard wel veel softwarekennis nodig is.
3. Het derde voordeel is dat de leveranciers de stroomschema’s zelf kunnen gebruiken om een betere schattig te maken van de haalbaarheid van de samenwerking en daarnaast van de omvang van het systeem en de verwachte implementatie- en licentiekosten. Dit maakt dat je beter weet wat je kunt verwachten van de fasen binnen jullie selectieproces.
4. Tot slot helpt het stroomschema je met het gestructureerd vastleggen van eisen en wensen voor de toekomstige software. Deze gestructureerde insteek zorgt ervoor dat het stroomschema ook een waardevol naslagwerk is voor tijdens de implementatie- en testfase en dat je als bedrijf niets vergeet te vragen of in te stellen.

Hoe visualiseer je jullie planningsproces door middel van een stroomschema? 

Hieronder een praktisch stappenplan waarmee jullie direct het huidige en gewenste planningsproces in kaart kunnen brengen zodat jullie vervolgens de wensen en eisen op het inventarisatieformulier kunnen noteren. Onder het stappenplan vind je ook een voorbeeld van een gewenst planningsproces.

1. Maak ten eerste een lijst met jullie belangrijkste planningsprocessen. Dit zou bijvoorbeeld het roosteren van je personeel kunnen zijn of het inzichtelijk maken van het verwachte werkaanbod.
2. Vervolgens werk je deze één voor één uit aan de hand van een stroomschema. Je begint eerst met het uitwerken van de huidige situatie om de knelpunten in dit proces in kaart te brengen.
3. Een stroomschema maak je als volgt digitaal: a. Start Word op de computer. b. In het menu kies je voor invoegen en vervolgens vormen. In subcategorie stroomdiagram vind je alle vormen die je kunt gebruiken om tot een stroomschema te komen. Elke vorm heeft zijn eigen betekenis: 
4. Vervolgens gaan jullie stap voor stap het proces uitwerken. Ons advies is om dit allereerst met diverse gebruikers op een whiteboard uit te tekenen om het vervolgens digitaal in Word te creëren. Zie voorbeeldschema onder dit stappenplan voor een voorbeeld van een stroomschema van een planningsproces.
5. Je hebt nu een huidig stroomschema gecreëerd, waarbij er waarschijnlijk een aantal knelpunten naar voren komen; punten waarbij het planningsproces niet soepel genoeg verloopt. Deze markeer je.
6. Maak vervolgens van dezelfde planningsprocessen een stroomschema van het gewenste planningsproces. Tip: hergebruik de stroomschema’s van het huidige planningsproces en pas aan waar nodig.
7. Nu je weet hoe het gewenste planningsprocessen eruit ziet, kan je vervolgens gezamenlijk met de verschillende gebruikers brainstormen wat nodig is van de toekomstige Workforce Plannings software om dit te realiseren. 
8. Al deze wensen en eisen werken jullie zo concreet mogelijk uit op het Programma van Eisen. Een simplistisch voorbeeld stroomschema van het gewenst planningsproces:

Van planningsproces naar softwareselectie.

Het visualiseren van jullie huidige en gewenste planningsprocessen door middel van een stroomschema helpt je met het opstellen van eisen en wensen ten opzichte van de toekomstige Workforce Planning software. Wat van tevoren een enorm grote opgave lijkt, wordt zo in kleine onderdelen verdeeld die goed te overzien zijn, ook voor de leverancier.

Met jullie volledige Programma van Eisen achter de hand, kan je nu van start met de volgende fase van het selectieproces: de marktverkenning. Kunnen jullie hierbij onafhankelijke en deskundige ondersteuning gebruiken? Gebruik dan onze gratis keuzehulp of download de Planbizz Arena voor een vrijblijvend overzicht van alle aanbieders van Workforce Plannings software in de markt. Inclusief gratis bonuschecklist om veelgemaakte fouten bij het selectieproces te voorkomen.