Selectie Workforce Planning software met Best Value Procurement (BVP)
Tegenwoordig verhogen steeds meer bedrijven hun omzet met behulp van Workforce Planning software. Inherent hieraan, is het groeiende aanbod van diverse soorten Workforce Planning software. Voor de functionaliteit is het van essentieel belang dat de kenmerken van de software aansluiten bij de kenmerken van de organisatie of instelling. Hierdoor is het een uitdaging om bij het inkoop- en aanbestedingstraject de meest geschikte tool te selecteren. Bij het aangaan van deze uitdaging komt de inkoopmethodiek Best Value Procurement (BVP) in beeld.
BVP is een innovatieve inkoopmethodiek waarbij het inkopen en realiseren van de hoogste waarde voor de laagste prijs centraal staat. Kenmerkend is dat de opdrachtgever een uitvraag formuleert waarin hij enkel ingaat op de Wat-vraag en niet op de Hoe-vraag. In het geval van planningssoftware stelt de opdrachtgever enkel globale doelstellingen op zonder te beschrijven hoe de software deze doelen moet bewerkstelligen. Immers, het antwoord op de Hoe-vraag wordt gegeven door de experts op dat gebied, de softwareleveranciers. Zo wordt hun expertise optimaal benut. Het opstellen van de doelstellingen en het publiceren van de uitvraag vormen samen de Voorbereidende fase van BVP. Op de eerste fase volgt de Gunningsfase en deze bestaat uit het selectieproces. Vernieuwend is dat hierbij de prijs van planningssoftware slechts een kleine rol speelt. Veel belangrijker zijn de door de opdrachtgevers beschreven kwalitatieve aspecten. De Concretiseringsfase is de derde fase waarin de best scorende leverancier zijn inschrijving naar wens van de opdrachtgever in detail uitwerkt. Tot slot wordt in de Uitvoerende fase de geformuleerde inschrijving door de leverancier of intermediair uitgevoerd.
Wat zijn de voordelen van Best Value Procurement?
De BVP-methodiek heeft vele voordelen voor het inkoop- of aanbestedingstraject van Workforce Planning software. We hebben er drie voor je op een rij gezet:
1. BVP faciliteert de prestatie van de geselecteerde software
Uit onderzoek naar Europees Aanbestede ICT projecten door Supply Value en Radboud Universiteit Nijmegen blijkt dat BVP afwijkingen in kosten, doorlooptijd en risico’s minimaliseert.
2. BVP optimaliseert de prijs-kwaliteitverhouding
Bij traditionele inkoop- en aanbestedingsmethodieken worden bij de uitvraag gedetailleerde eisen geformuleerd, zoals minimale normen, eisen en kwaliteitscriteria. Door de grote waarde die in de traditionele methodiek aan prijzen wordt toegekend, richten leveranciers zich op de omschreven minimale criteria om de prijs zo laag mogelijk te houden. Hierdoor wordt het minimale gewenste kwaliteitsniveau tevens het maximale kwaliteitsniveau. Dit is niet het geval bij BVP waar concurrerende leveranciers hun inschrijving baseren op globale doelstellingen.
3. BVP bespaart transactiekosten voor leveranciers
Leveranciers besparen transactiekosten doordat hun inschrijving bestaat uit een op hoofdlijnen gebaseerde offerte. Zo wordt voorkomen dat er onnodig tijd en geld wordt gestoken in een gedetailleerde offerte. Immers, de offerte wordt in het geval van BVP pas in detail uitgewerkt wanneer de leverancier door de opdrachtgever geselecteerd is.
Schot in de roos
Zie je door de bomen het bos niet meer wat betreft het grote en diverse aanbod van Workforce Planning software? BVP geeft richting aan het inkoop- en aanbestedingstraject met gegarandeerd het gewenste resultaat. In meerdere fasen waarin de expertise van leveranciers optimaal wordt benut, wordt een tool geselecteerd waarvan de kenmerken aansluiten bij jouw organisatie of instelling. Bovendien faciliteert BVP de prestatie van de geselecteerde software, optimaliseert de prijs-kwaliteitverhouding en bespaart transactiekosten voor leveranciers. Kortom, een schot in de roos!
Benieuwd naar alle voordelen van Workforce Planning software? Klik dan op de link voor een uitgebreid overzicht.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Rocco is oprichter en objectieve expert bij Planbizz. Ruim 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn passie voor het ondernemerschap, heeft hij een grote liefde voor praktische filosofie.
Gerelateerde artikelen
Hoe beheer je gebruikersautorisaties in planning software?
In veel branches die planning software gebruiken, wordt gewerkt met data over de organisatie en haar medewerkers. Denk hierbij alleen al aan de gezondheidszorg en overheid. Ongeautoriseerde toegang tot deze gegevens kan leiden tot mutatie van belangrijke bedrijfsdata of problemen met het functioneren van de software. In dit artikel bespreken we wat een goed beheer van gebruikersautorisaties in planning software zo belangrijk maakt en waarom veel organisaties op dit gebied steken laten vallen.
Lees meer
Zo verbeter je kennis van planning software bij gebruikers
Veel organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.
Lees meer
Expert Aan Het Woord Jetty Huberts
Planbizz helpt organisaties in de gezondheidszorg en publieke sector bij de selectie, inkoop, implementatie en het functioneel applicatiebeheer van planning- en roostersoftware. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe bevalt het werken bij Planbizz? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je onze planning experts. Met in deze editie: Jetty Huberts.
Lees meer