Robotic Process Automation (RPA) en de voordelen voor jouw onderneming

Wat is RPA?

RPA is de automatisering van op bedrijfsprocessen door middel van software: een robot. Deze robot kan repetitieve, op regels gebaseerde taken overnemen van mensen. Dit gaat dus om eenvoudig en routinematig werk, zoals het verwerken van Excel-bestanden, e-mails of elektronische formulieren. Vernieuwend aan RPA is dat het geen software vervangt, maar juist samenwerkt met de al aanwezige software. De robot krijgt als het ware een account in het systeem, zoals medewerkers ook hebben, en werkt dus zonder dat het gehele systeem van een onderneming veranderd hoeft te worden. Het is dus eigenlijk software die software aanstuurt.

Het optimaliseren van HR-systemen

Het klinkt allemaal erg mooi, software die zelfstandig taken kan uitvoeren. Die gedachte wordt in Nederland inmiddels ook door steeds meer HR-managers ondersteund. RPA is namelijk op verschillende manieren toe te passen binnen HR. Een voorbeeld hiervan is voor het optimaliseren van de gebruikte plannings- en tijdsregistratiesoftware. Vaak wordt in ondernemingen gewerkt met verschillende systemen voor bijvoorbeeld planning, tijdsregistratie, salarisbetalingen en communicatie tussen medewerkers. RPA is in staat alle gegevens uit deze verschillende software te halen en integreren in één overzicht, waarin altijd de juiste informatie op de juiste plek staat. Dit optimaliseert dus het systeem, wat het gebruik voor medewerkers gemakkelijker maakt.

Betere inzet van medewerkers

Naast de verbeteringen die RPA doorvoert in de HR-systemen, levert het ook een groot voordeel op voor HR-medewerkers zelf. HR-afdelingen hebben veel te maken met administratieve processen en procedures naar aanleiding van wet- en regelgeving. Het vinden, verwerken en opleveren van de juiste data kosten veel tijd. Door een deel van de taken over te nemen van medewerkers, zorgt RPA ervoor dat het HR-personeel haar tijd kan besteden aan meer uitdagende en zinvolle taken. Dit kan de kwaliteit van het HR-beleid ten goede komen, en resulteert daarnaast ook in een hogere medewerkerstevredenheid van het HR-personeel. Zij kunnen zich weer focussen op het werk waarvoor ze HR-medewerker zijn geworden (wil je weten waarom dat belangrijk is? Lees dan onze blog over duurzame inzetbaarheid van personeel).

Hogere efficiëntie

Tot slot is er nog een belangrijke laatste meerwaarde van  het gebruik van RPA. Doordat RPA altijd door kan werken en een lager risico heeft op fouten, zorgt het voor hogere productievolumes en een hogere kwaliteit. Dit maakt de processen die nu door RPA worden uitgevoerd een stuk efficiënter.

Kortom, RPA kan het gebruik van HR-systemen optimaliseren, zorgt voor een betere inzet van HR-personeel en levert een efficiëntieslag op voor ondernemingen. Maar naast deze grote voordelen is er ook een kritische kant: de robot is niet in staat om met uitzonderingen of onverwachte situaties om te gaan. Mensen, in dit geval HR-personeel, kunnen deze flexibiliteit wel leveren en zijn en blijven dus de kern van de onderneming. Wil je dus met jouw onderneming aan de slag met RPA? Denk dan goed na op welke manier RPA een toegevoegde waarde kan hebben voor jouw onderneming, zodat je toewerkt naar een optimaal resultaat.

Benieuwd naar alle aanbieders van Workforce Planning software? Download dan gratis onze Planbizz Arena.