Projectplanning: de sleutel tot elk succesvol project

Waarom maak je een projectplanning?

Het maken van een projectplanning is eigenlijk voor bijna alle organisaties relevant. Projecten worden namelijk overal uitgevoerd. Een projectplanning geeft daarbij sturing. Dit is een planning die aangeeft hoeveel tijd nodig is om het project af te ronden. Daarnaast bevat een projectplanning andere onderdelen: op welk moment moet welk resultaat behaald worden? En hoe hangen de verschillende onderdelen van het project met elkaar samen? Een projectplanning kan zowel in dagen, weken of maanden uitgedrukt worden. En binnen deze planning moet er ook ruimte zijn voor onverwachtse gebeurtenissen, zoals uitloop. Een sterke projectplanning geeft je overzicht over je project doordat je alle verschillende onderdelen duidelijk in beeld hebt. Zo weet je precies hoeveel tijd je voor je project hebt en wat de gevolgen zijn van het niet halen van een deadline.

Hoe maak je een goede projectplanning?

Een projectplanning maken klinkt wellicht makkelijker dan je denkt. Er zijn echter verschillende punten die handig zijn om bij stil te staan.

Bepaal de doelstellingen van het project

Dit is het startpunt van elke projectplanning. Wat zijn de doelen die we willen behalen? En welke taken moeten daarvoor worden uitgevoerd? Wat is de totale tijd die we aan het project kunnen besteden? En welk budget is er? Als je het antwoord hebt op deze vragen, kun je beginnen met het maken van een goede planning.

Deel de projectplanning op in verschillende projectfasen

Als je alle doelen en taken voor het project hebt bepaald, is het tijd om een volgorde aan te brengen. Dat kun je onder andere doen aan de hand van de verschillende projectfasen. Op deze manier krijg je een duidelijk overzicht van de totale duur van het project en de tijd die elk los onderdeel van het project in beslag zal nemen. De meest gangbare projectfasen zijn:

• Initiatiefase: het bedenken en plannen van het project
• Definitiefase: het bepalen van de definitieve taken en plannen
• Ontwerpfase: het vormgeven van het eindresultaat
• Voorbereidingsfase: het organiseren van alles wat nodig is om het eindresultaat te behalen
• Realisatiefase: het daadwerkelijke eindresultaat realiseren
• Nazorgfase: het puntjes op de i zetten, en alle afrondende taken die nodig zijn voor het project opgeleverd kan worden

Een andere fase-indeling kiezen om structuur aan te brengen in je projectplanning kan natuurlijk ook. Het gaat er vooral om dat je in beeld hebt welke werkzaamheden er allemaal nodig zijn om bepaalde (sub)doelen te behalen.

Verdeel de tijd per activiteit

Als je je project hebt ingedeeld in taken en fasen, ga je bepalen hoeveel tijd elke activiteit gaat kosten. Begin met als check alle activiteiten achter elkaar door te lopen. Klopt de volgorde? Welke activiteit is nodig om te beginnen aan een andere activiteit? Als de volgorde op orde is, bepaal je hoeveel tijd je aan elk onderdeel kan en wil besteden. Hierbij houd je niet alleen rekening met het totale aantal uren dat je te besteden hebt. Je bedenkt ook wie verantwoordelijk wordt voor welke taak, en in hoeverre dat past in ieders planning.

Meteen weten welke projectplanning software bij jouw organisatie past? Plan een gratis (virtueel) ambitiegesprek in

Projectplanning maken met planning software

Er bestaan veel sjablonen om een projectplanning te maken (bijvoorbeeld in Excel). Een handigere manier om een projectplanning te maken is met planning software. Dat heeft meerdere voordelen ten opzichte van het handmatig maken van een projectplanning.

Tijdsbesparing

Handmatig een projectplanning maken kost enorm veel tijd omdat je alle informatie zelf moet invullen en bijhouden. Door je projectplanning te maken met planning software kan je veel van die tijd besparen. Zo’n programma kan namelijk automatisch informatie voor je in vullen. Vaak kun je deze informatie automatisch laten kopiëren naar toekomstige projecten, zodat je de vaste onderdelen van een project alleen nog maar hoeft te controleren.

Minder kans op fouten

Het handmatig bijhouden van een projectplanning kost niet alleen veel tijd, het kan je ook enorm veel energie kosten. Zeker als het gaat om grotere projecten waar meer partijen bij betrokken zijn. Hoe groter het project, hoe groter de kans op het maken van fouten. Gebruikmaken van planning software voorkomt het grootste deel van deze fouten.

Altijd beschikbaar

De meest software werkt met automatische back-ups. Zo is de laatste versie van je projectplanning altijd en overal beschikbaar en hoef je nooit meer bang te zijn voor een computercrash. Daarnaast werken de meeste programma’s met apps, zodat je zelfs vanaf je mobiele telefoon toegang hebt tot je projectplanning.

Op tijd bijsturen

Planning software kent meerdere instellingen wat betreft het ontvangen van notificaties. Als je het instelt, kan de software je zelfs waarschuwen wanneer je dreigt te gaan achterlopen op je eigen planning. Dat zorgt ervoor dat je op tijd kunt bijsturen en altijd het overzicht over je project behoudt.

Projectplanning koppelen aan andere software

Een groot voordeel van planning software gebruiken voor je projectplanning, is dat het te koppelen is aan de andere softwareprogramma’s die je gebruikt. Zo koppel je eenvoudig je projectplanning aan bijvoorbeeld je boekhouding en je urenregistratie. Handig, want dan heb je alle gegevens die je nodig hebt op één plek verzameld.

Tevreden opdrachtgevers

Je projectplanning maken met planning software kent dus meerdere voordelen. Dit zal ook je opdrachtgevers niet ontgaan, die merken dat een project vloeiender verloopt. In de meeste planning software bestaat daarnaast de mogelijkheid om je projectplanning te delen met opdrachtgevers (en/of klanten). Zij kunnen dan meteen de stand van zaken bekijken en waar nodig vragen om bijsturing. Dit stukje open communicatie zorgt voor nog meer tevreden opdrachtgevers.

Welke software is het meest geschikt voor mijn projectplanning?

Als je wilt beginnen met het maken van een projectplanning aan de hand van planning software, kom je al snel voor een moeilijke keuze te staan. Want welke software is het meest geschikt voor jouw situatie? Wat betreft projectplanning bestaan er verschillende (online) softwareprogramma’s, elk met zijn eigen functies. De juiste leverancier kiezen is daarbij essentieel. Maar het verspillen van tijd en geld aan planning software die je toch niet bevalt en daardoor niet gebruikt, is zonde. Helaas is het niet haalbaar om één softwareprogramma aan te wijzen als beste keuze. Het meest geschikte programma hangt namelijk af van de ambities, wensen en eisen van een organisatie en vraagt om maatwerk.

Kan je wel wat hulp gebruiken bij de complexe keuze van planning software?

Heb je hulp nodig bij het kiezen van de juiste software voor jouw projectplanning? Planbizz biedt uitkomst. Onze ervaren experts adviseren je 100% onafhankelijk bij de keuze en implementatie van planning software. Voorkom een foute keuze van planning software en bespaar jezelf een verloren investering van tijd en geld. Benieuwd welke planning software het beste bij jouw organisatie past? Plan een gratis (virtueel) ambitiegesprek in.