4 tips voor effectief hybride werken zonder verlies van flexibiliteit

Dat terwijl werken op afstand volop mogelijkheden biedt, technisch gezien haalbaar is voor de meeste werknemers en de productiviteit absoluut niet negatief beïnvloedt. Sterker nog, uit onderzoek blijkt zelfs dat werknemers productiever zijn wanneer ze flexibel en op een locatie naar keuze kunnen werken. Door werknemers tegemoet te komen en deze vrijheden te bieden, bevorder je dus niet alleen de productiviteit, maar ook de werktevredenheid en een betere werk-privé balans. Maar hoe kun je als bedrijf het hybride werken stroomlijnen zonder verlies van deze flexibiliteit?

We hebben nu de term hybride werken meerdere keren genoemd, maar wat betekent dit eigenlijk? Hybride werken is een werkvorm waarbij er niet langer meer wordt gewerkt met één vaste werkplek.

Er kan worden gewerkt vanuit huis en vanuit kantoor, maar ook vanuit een flexibele werkplek elders. Door te beschikken over de juiste middelen, een snelle internetverbinding en een goed functionerende virtuele werkomgeving is werken overal en altijd mogelijk. En de huidige samenleving is hier ook helemaal op ingericht. Overal in Nederland zijn flexibele kantoorruimtes en vergaderruimtes beschikbaar en samenwerkplekken te bezoeken om elkaar te ontmoeten. Dit alles is voorzien van een supersnelle internetverbinding, goede bereikbaarheid en alle gemakken voor de flexibele werknemer van tegenwoordig.

Maar hybride werken is meer dan alleen maar flexibiliteit qua werkuren en werkplek. Het betekent ook een andere invulling van de organisatie zelf. Door deze werkvorm krijgt samenwerken en leidinggeven namelijk ook een heel andere invulling. Hybride werken wordt ook wel de new way of working genoemd. Het is onbetwist de toekomst van werken en daarom loont het voor werkgevers om te investeren in voorzieningen en richtlijnen voor hybride werken. Het is voor alle betrokkenen belangrijk om te zoeken naar een manier om afspraken te maken over werktijden en -dagen zonder flexibiliteit uit het oog te verliezen. Flexibiliteit is tenslotte één van de kernwaarden van hybride werken.

Communicatie

Om hybride werken te laten slagen in jouw organisatie is het belangrijk om onderling duidelijke afspraken te maken. Het is belangrijk voor werknemers en werkgevers om te weten wat de verwachtingen zijn en hoe hieraan voldaan kan worden. Stel dus, waar mogelijk in overleg, een thuiswerk beleid op en stel alles in werking om dit te realiseren. Het thuiswerk beleid biedt houvast voor iedereen. Men weet wat er verwacht wordt, ongeacht de werklocatie. Bovendien is het belangrijk om de communicatielijnen open te houden. Omdat hybride werken ook een verandering in bedrijfsstructuren teweegbrengt, zal goede communicatie in alle lagen van de organisatie noodzakelijk zijn. Zo loont het om de communicatie tussen collega’s onderling te bevorderen, maar ook de lijnen tussen werknemers en managers open te houden.

Kies voor de juiste kanalen

Het is bij hybride werken heel verleidelijk om zoveel mogelijk contact te laten verlopen via de chat en via e-mails. Deze communicatiemiddelen zijn efficiënt en geliefd. Ze zijn echter ook weinig persoonlijk. Gesprekken via de chat of mail zijn prima voor korte vragen, maar het is essentieel om elkaar ook ‘fysiek’ te zien. Zo is er ruimte voor spontaniteit en non-verbale communicatie. Zorg ervoor dat collega’s ook eens een gesprek met elkaar aangaan waarbij het niet over werk gaat. Dit samen voorkomt misverstanden en onderlinge vervreemding. Plan dus als werkgever of manager regelmatig een videovergadering in om werknemers de kans te geven elkaar te zien en te spreken. Dit kan bovendien vanaf elke locatie en staat het hybride werken niet in de weg.

Voorzieningen voor de home office

Om effectief thuis te kunnen werken, zijn de juiste voorzieningen onmisbaar. Een goede home office is een must en de werkgever kan daarbij zeker hulp bieden. De werkgever kan een thuiswerkplek faciliteren door het aanleveren van de juiste thuiswerk spullen, het aanbieden van een goed bureau en een goede bureaustoel en het beschikbaar stellen van een thuiswerkbudget. Workwize is gespecialiseerd in het aanleveren van alle thuiswerk producten en services. Via het platform kun je de inkoop van thuiswerkvoorzieningen centraliseren en stroomlijnen. Hiermee wordt de administratie voor de werkgever bespaard en kunnen de werknemers zelf op het platform de benodigde producten en services aanschaffen. Zo beschikken werknemers altijd over de juiste spullen, ongeacht waar ze aan de slag gaan.

Planning software

Om gemaakte afspraken vast te leggen en voor iedereen inzichtelijk te maken wie op welke locatie aan het werk is, is goede planning software onmisbaar. Planbizz is een platform dat organisaties helpt bij het vinden en implementeren van goede planning software. Planning software maakt het mogelijk om makkelijker en efficiënter te plannen. Dit levert niet alleen tijdswinst en geldbesparing op, het zorgt ook voor interessante inzichten in de processen binnen een organisatie.

Het hybride werkmodel valt of staat met goede communicatie en planning. Dit lijkt een tegenstrijdigheid: hybride werken draait toch om flexibiliteit? Dat is zeker waar, maar deze flexibiliteit zal wel gestroomlijnd moeten worden om de situatie voor alle partijen te optimaliseren. Met de juiste afspraken, goede communicatie en de juiste tools heeft hybride werken in elke organisatie een toekomst.

Over de auteurs

Deze blog is onderdeel van een reeks samenwerkingsblogs tussen Workwize en Planbizz. Workwize is hét platform waarmee jij het thuiswerken op een effectieve manier kan faciliteren. Planbizz biedt deskundige hulp bij de selectie, implementatie of beheer van Workforce Planning software. In dit artikel brengen we kennis bijeen om een bijdrage te leveren. Wij hebben dus geen commerciële samenwerking.