Hoe stel ik beleid op rondom planningssoftware?

Haal meer uit een roosterpakket

Binnen de meeste organisaties zijn meerdere afdelingen betrokken bij besluitvorming ten aanzien van workforce planning software. Denk hierbij aan de keuze voor een bepaald planningspakket in het selectietraject, maar ook aan de inrichting en het beheer ervan na implementatie. Doordat verschillende afdelingen andere uitgangspunten en belangen hebben, is de sturing niet altijd helder of doet deze geen recht aan verhoudingen in de organisatie. Hierdoor kan besluitvorming rondom planningssoftware soms traag en complex verlopen.

Een ander probleem binnen organisaties kan zijn dat partijen die bij besluitvorming betrokken zijn niet of te weinig met elkaar overleggen. Zo ontstaan er eilandjes die planningssoftware naar eigen inzicht gaan gebruiken, wat voor processen elders in de organisatie lastig te voorspellen consequenties heeft. Zijn ook de verantwoordelijkheden van de leverancier van workforce planning software niet duidelijk afgebakend of komt deze gemaakte afspraken niet na? Dan wordt het voor de organisatie nog lastiger om het maximale uit een planningspakket te halen.

Duidelijke strategie rondom planningssoftware

Het proces Strategie inrichting IV-functie is bedoeld om deze situatie te voorkomen door de gewenste functie van workforce planning software helder uit te werken. Hierbij worden de belangen en doelstellingen van elke afdeling binnen de organisatie zorgvuldig meegewogen. Het resultaat is een concreet beleid waarin onder meer structuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van eenieder duidelijk worden omschreven.

Binnen het procescluster Opstellen IV-organisatiestrategie vertolkt het proces Strategie inrichting IV-functie een essentiële rol. Zonder duidelijke strategie rondom de organisatie van planningssoftware worden rollen zoals die van key users en functioneel beheerders immers niet of onvoldoende gedefinieerd. Dat geldt ook voor het pakket aan verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden dat hierbij hoort.

Benieuwd hoe je verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden rondom een planningspakket definieert binnen een organisatie? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Feedback teruggeven en integreren

Het proces Strategie inrichting IV-functie is onderdeel van het procescluster Opstellen IV-organisatiestrategie. Binnen dit cluster wordt beleid op deelterreinen zoals leveranciers, relaties en ketenpartners in andere processen verder uitgewerkt. De output van deze processen wordt gebruikt om binnen Strategie inrichting IV-functie tot een geïntegreerd geheel te komen en een samenhangend organisatiemodel voor workforce planning software te definiëren.

Feedback die ontstaat bij deze integratie, kan weer worden teruggegeven aan de bijbehorende afdelingen. Zo kunnen eventuele knelpunten worden verwerkt en kan het organisatiemodel continu worden bijgestuurd om tot de best mogelijke inrichting van een planningspakket te komen.

Evaluatie en bijsturing

Het is dan ook een misvatting om te denken dat het enige doel van het proces Strategie inrichting IV-functie het opstellen van beleid is. Voorafgaand aan het maken van belangrijke beleidskeuzes gaat immers een grondige evaluatie van de huidige situatie op het gebied van workforce planning software. Pas als duidelijk is op welke terreinen er ruimte voor verbetering is, kan de organisatie beleid ontwikkelen dat hierop stuurt.

Hierna is het zaak om te controleren of beleidsmatige keuzes zich ook vertalen naar afspraken die binnen de organisatie breed worden gedragen. Ofwel: houden gebruikers zich aan afgesproken werkprocessen en communicatiestructuren rondom het gebruik van een planningspakket? Indien hier afwijkingen worden geconstateerd, ligt er voor functioneel beheer een belangrijke rol weggelegd om hierop tijdig bij te sturen.

Meer weten over Strategie inrichting IV-functie?

Is er binnen jouw organisatie onduidelijkheid over inrichting en besluitvorming ten aanzien van workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz zorgen er graag voor dat jij het maximale rendement uit planningssoftware haalt. Boek voor meer informatie een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.