planning software

Hoe plan en bewaak je wijzigingen in planningssoftware

Het optimaal gebruik en onderhoud van workforce planning software in een organisatie vergt de nodige menselijke capaciteit en tijd. Dit geldt ook – of zelfs nog meer – voor het doorvoeren van veranderingen in planningssoftware. Het BiSL-proces Planning & Control heeft het managen van deze capaciteits- en tijdsaspecten als primaire doel. Het zorgt ervoor dat alle activiteiten op het terrein van workforce planning software op het juiste tijdstip en met de inzet van de juiste menscapaciteit plaatsvinden en evalueert achteraf de inzet van besteedde uren.

Welke partijen spelen een rol bij Planning & Control?

Het proces Planning & Control heeft betrekking op de capaciteit van meerdere partijen in en rondom de organisatie, die betrokken zijn bij de instandhouding van en wijzigingen in workforce planning software:

  • De gebruikersorganisatie
  • De ICT-leverancier
  • De functioneel beheer-organisatie
  • Het management van de organisatie

De gebruikersorganisatie

Vanuit de kant van het bedrijfsproces en de gebruikers van planningssoftware komen doorgaans veel randvoorwaarden ten aanzien van de planning. Zo moeten wijzigingen in workforce planning software vaak voor een bepaald tijdstip zijn doorgevoerd, bijvoorbeeld naar aanleiding van factoren als wetgeving of nieuwe producten op de markt. Ook vragen wijzigingen soms om capaciteit van gebruikers die er in de praktijk – zeker in drukke periodes – lang niet altijd is.

De ICT-leverancier

Ook de ICT-leverancier heeft tijd en doorlooptijd nodig om gewenste wijzigingen op een bepaald tijdstip te kunnen opleveren. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een nieuwe functionaliteit in een planningstool, waarvoor capaciteit en expertise nodig is. Belangrijk om te beseffen is dat hierbij ook financiële overwegingen een rol spelen. In te plannen menscapaciteit brengt voor de leverancier immers een relevant kostenaspect met zich mee.

De functioneel beheer-organisatie

Grote of ingrijpende veranderingen in workforce planning software zorgen voor een plotselinge toename in de vraag naar functionaliteitenbeheer en (na oplevering) gebruiksbeheer. Tegelijkertijd kan de functioneel beheer-organisatie de beschikbare capaciteit niet op magische wijze verdubbelen. Deze beperkingen in capaciteit hebben enerzijds simpelweg te maken met personeelsbezetting, maar anderzijds ook met vereiste kennis van de materie en het bedrijfsproces.


Benieuwd hoe jij veranderingen in workforce planning software effectief kunt inplannen? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.


Het management van de organisatie

Elke verandering in een organisatie die veel impact heeft op de gebruikersorganisatie vraagt ook om aandacht van het management. Dit geldt dus ook voor veranderingen in planningssoftware. Het management van de gebruikersorganisatie heeft het echter ook druk met zaken zoals bedrijfsprocessen, producten en personeel. Hierdoor kan de mate waarin het management capaciteit heeft om de wijzigingen in goede banen te leiden onder druk komen te staan.

Planning: het maken van een jaarplan

De betrokkenheid van meerdere partijen bij het instandhouden of wijzigen van workforce planning software vraagt om het vooraf maken van een concreet jaarplan, dat alle bekende en verwachte wijzigingen voor het komende jaar bevat. Dit jaarplan vertolkt een centrale rol in het proces Planning & Control en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten.

Een nauwe samenwerking met de wijzigingenbeheerder is noodzakelijk om tot een succesvol jaarplan te komen. Ook vanuit een richtinggevend proces zoals Informatiecoördinatie zullen voorgestelde plannen komen voor de planningssoftware, die meegenomen moeten worden in het jaarplan. Bij een breed gedragen jaarplan is de kans op een succesvolle uitvoering van wijzigingen immers een stuk groter.

Control: het bewaken en evalueren van de uitvoering

Wanneer de plannen voor het komende jaar eenmaal zijn gemaakt, worden deze doorgaans per kwartaal bewaakt en bijgesteld. Dit levert kwartaalrapportages op die na uitvoering kunnen dienen voor evaluatie. Hierbij is het belangrijk om verbeteringen te onderkennen, zodat wijzigingen in workforce planning software in de toekomst efficiënter kunnen worden doorgevoerd.

Tijdens de uitvoering blijkt het vaak lastig om de planning bij te sturen of extra capaciteit in te schakelen. Tot op zekere hoogte is dit mogelijk door met menselijke capaciteit te schuiven over de processen (bijvoorbeeld van functionaliteitenbeheer naar gebruiksbeheer), het werkaanbod te verminderen of personeel op te leiden voor meer deskundigheid in planningssoftware.

Meer weten over Planning & Control?

Merk jij als functioneel beheerder dat er in jouw organisatie vaak te weinig tijd en capaciteit is voor de uitvoering van wijzigingen in workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen al vele jaren organisaties zoals de jouwe. Boek voor meer informatie over hoe wij jou kunnen helpen een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.

Over de auteur

Rocco Agterberg

Een ondernemer met een missie. In 2035 werkt elke maatschappelijke organisatie tevreden met workforce planning- en roostersoftware. Als objectieve expert help ik hen al ruim 15 jaar om deze software optimaal te benutten. Naast mijn passie voor ondernemerschap, ben ik ook een liefhebber van praktische filosofie.

Gerelateerde artikelen

Als je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Met één druk op de knop 80% van de roosters gevuld hebben. Zo zou het moeten zijn. Maar in de praktijk wordt dit percentage vaak bij lange na niet gehaald. Dat komt mede omdat veel zorgorganisaties niet alle functionaliteiten benutten die een pakket als OWS biedt. Als functioneel consultant helpt functioneel consultant Simon Roosien om eruit te halen wat erin zit. In dit artikel lees je meer over zijn visie.
Lees meerAls je denkt: ‘dit draait wel goed’, dan loop je achter de feiten aan.

Expert Aan Het Woord Simon Roosien

'Planbizz sluit aan bij wie ik ben.' Simon Roosien groeide thuis op met motoren, in zijn werk groeide hij ‘op in de zorg’. Daardoor kent hij het pakket OWS van binnen en van buiten. Nu staat hij klaar om de opdrachtgevers van Planbizz te leren kennen en hen te helpen om met zo min mogelijk inspanning goede roosters te maken. Want de tijd die daardoor overblijft, kan in de zorg goed besteed worden.
Lees meerExpert Aan Het Woord Simon Roosien