Hoe plan en bewaak je wijzigingen in planningssoftware

Welke partijen spelen een rol bij Planning & Control?

Het proces Planning & Control heeft betrekking op de capaciteit van meerdere partijen in en rondom de organisatie, die betrokken zijn bij de instandhouding van en wijzigingen in workforce planning software:

• De gebruikersorganisatie
• De ICT-leverancier
• De functioneel beheer-organisatie
• Het management van de organisatie

De gebruikersorganisatie

Vanuit de kant van het bedrijfsproces en de gebruikers van planningssoftware komen doorgaans veel randvoorwaarden ten aanzien van de planning. Zo moeten wijzigingen in workforce planning software vaak voor een bepaald tijdstip zijn doorgevoerd, bijvoorbeeld naar aanleiding van factoren als wetgeving of nieuwe producten op de markt. Ook vragen wijzigingen soms om capaciteit van gebruikers die er in de praktijk – zeker in drukke periodes – lang niet altijd is.

De ICT-leverancier

Ook de ICT-leverancier heeft tijd en doorlooptijd nodig om gewenste wijzigingen op een bepaald tijdstip te kunnen opleveren. Denk hierbij aan het ontwikkelen van een nieuwe functionaliteit in een planningstool, waarvoor capaciteit en expertise nodig is. Belangrijk om te beseffen is dat hierbij ook financiële overwegingen een rol spelen. In te plannen menscapaciteit brengt voor de leverancier immers een relevant kostenaspect met zich mee.

De functioneel beheer-organisatie

Grote of ingrijpende veranderingen in workforce planning software zorgen voor een plotselinge toename in de vraag naar functionaliteitenbeheer en (na oplevering) gebruiksbeheer. Tegelijkertijd kan de functioneel beheer-organisatie de beschikbare capaciteit niet op magische wijze verdubbelen. Deze beperkingen in capaciteit hebben enerzijds simpelweg te maken met personeelsbezetting, maar anderzijds ook met vereiste kennis van de materie en het bedrijfsproces.

Benieuwd hoe jij veranderingen in workforce planning software effectief kunt inplannen? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Het management van de organisatie

Elke verandering in een organisatie die veel impact heeft op de gebruikersorganisatie vraagt ook om aandacht van het management. Dit geldt dus ook voor veranderingen in planningssoftware. Het management van de gebruikersorganisatie heeft het echter ook druk met zaken zoals bedrijfsprocessen, producten en personeel. Hierdoor kan de mate waarin het management capaciteit heeft om de wijzigingen in goede banen te leiden onder druk komen te staan.

Planning: het maken van een jaarplan

De betrokkenheid van meerdere partijen bij het instandhouden of wijzigen van workforce planning software vraagt om het vooraf maken van een concreet jaarplan, dat alle bekende en verwachte wijzigingen voor het komende jaar bevat. Dit jaarplan vertolkt een centrale rol in het proces Planning & Control en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op dezelfde lijn zitten.

Een nauwe samenwerking met de wijzigingenbeheerder is noodzakelijk om tot een succesvol jaarplan te komen. Ook vanuit een richtinggevend proces zoals Informatiecoördinatie zullen voorgestelde plannen komen voor de planningssoftware, die meegenomen moeten worden in het jaarplan. Bij een breed gedragen jaarplan is de kans op een succesvolle uitvoering van wijzigingen immers een stuk groter.

Control: het bewaken en evalueren van de uitvoering

Wanneer de plannen voor het komende jaar eenmaal zijn gemaakt, worden deze doorgaans per kwartaal bewaakt en bijgesteld. Dit levert kwartaalrapportages op die na uitvoering kunnen dienen voor evaluatie. Hierbij is het belangrijk om verbeteringen te onderkennen, zodat wijzigingen in workforce planning software in de toekomst efficiënter kunnen worden doorgevoerd.

Tijdens de uitvoering blijkt het vaak lastig om de planning bij te sturen of extra capaciteit in te schakelen. Tot op zekere hoogte is dit mogelijk door met menselijke capaciteit te schuiven over de processen (bijvoorbeeld van functionaliteitenbeheer naar gebruiksbeheer), het werkaanbod te verminderen of personeel op te leiden voor meer deskundigheid in planningssoftware.

Meer weten over Planning & Control?

Merk jij als functioneel beheerder dat er in jouw organisatie vaak te weinig tijd en capaciteit is voor de uitvoering van wijzigingen in workforce planning software? De functioneel beheerders van Planbizz ondersteunen al vele jaren organisaties zoals de jouwe. Boek voor meer informatie over hoe wij jou kunnen helpen een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.