Hoe ondersteun je workforce planning software optimaal
De kwaliteit van workforce planning software is voor iedere organisatie belangrijk. Hoe beter informatiesystemen aansluiten op bedrijfsprocessen en behoeften vanuit de gebruikersorganisatie, hoe sneller, efficiënter en winstgevender de organisatie kan opereren. In deze context lichten we toe hoe het proces Behoeftemanagement binnen BiSL zorgdraagt voor een goede kwaliteit van planningssoftware en hierbij sterk rekening houdt met de behoeften die leven bij gebruikers.
De meerwaarde van Behoeftemanagement
Binnen veel organisaties valt er winst te behalen wanneer het gaat over de kwaliteit van workforce planning software. Die kwaliteit komt op verschillende manieren tot uiting, waardoor soms onterecht de indruk kan ontstaan dat het kwaliteitsniveau over de hele linie in orde is. De volgende 4 vormen van kwaliteit hebben de meeste invloed op een planningstool:
De informatiekwaliteit
Dit is de mate waarin de informatie in het planningspakket aansluit op de eisen van gebruikers, de bedrijfsprocessen en toekomstige ontwikkelingen. Maatgevend voor de informatiekwaliteit zijn aspecten zoals de actualiteit, betrouwbaarheid en volledigheid van de informatie. Een hoge kwaliteit is vereist met het oog op de uitvoering van bedrijfsprocessen en (toekomstige) ontwikkelingen.
De ergonomie
Dit is de mate waarin gebruikers prettig kunnen werken met de workforce planning software en hiervoor voldoende opgeleid en geïnformeerd zijn. Hoeveel kennis hebben medewerkers van applicaties en de bijbehorende werkwijze, wat is de kwaliteit van de materialen die zij gebruiken en in hoeverre sluiten zij hier met hun profiel en ervaring op aan? Mogelijke verbeterpunten in dit opzicht zijn strakkere procedures, betere handboeken, een verbeterde gebruikersinterface, meer systeemcontroles en een uitgebreidere opleiding voor gebruikers.
De aansluiting
Dit is de mate waarin workforce planning software aansluit op de specifieke stappen in de huidige en toekomstige bedrijfsprocessen. Organisaties en bedrijfsprocessen veranderen tegenwoordig in een hoger tempo dan ooit tevoren en dit brengt onvermijdelijk ook veranderingen in de informatievoorziening met zich mee. Denk hierbij onder meer aan veranderingen in beleid, sturing of organisatiestructuur. Belangrijk is dat men hier in de planningssoftware tijdig en adequaat op inspeelt.
De omgeving
Dit is de mate waarin de workforce planning software aansluit op de omgeving en de ontwikkelingen die hierbinnen plaatsvinden. Ook de omgeving is immers niet altijd stabiel en externe invloeden kunnen zorgen voor een andere informatiebehoefte in de organisatie.
Behoeftemanagement houdt zich bezig met het bewaken van de bovenstaande 4 vormen van kwaliteit in een planningstool. Belangrijk hierbij is een goede vertaling van behoeften en ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen naar de informatievoorziening en de informatievoorzieningsorganisatie. De informatievoorzieningsorganisatie staat synoniem voor de interne functioneel beheerorganisatie en speelt binnen behoeftemanagement een niet te onderschatten rol.
Hoe ondersteun je een planningstool optimaal?
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, gaat het proces Behoeftemanagement echter niet alleen over kwaliteit. Het gaat ook over de belangrijkste veranderingen om komend jaar in workforce planning software aan te brengen en de concrete invulling hiervan. In dit cruciale vormingsproces wil je niemand overslaan en alle relevante spelers en stakeholders betrekken.
Voor een optimale ondersteuning van een planningspakket is het dan ook van belang om de huidige situatie kritisch tegen het licht te houden. Is er voldoende zicht op:
- De onderlinge aansluiting tussen workforce planning software en bedrijfsproces?
- De werking van de informatiesystematiek?
- Het gebruik van de planningssoftware door gebruikers?
- De uitwisseling van informatie met andere organisaties?
- Het functioneren van de informatievoorziening in zijn geheel?
Meer weten over Behoeftemanagement?
Al jarenlang ondersteunt Planbizz de workforce planning software van grote organisaties in de meest uiteenlopende branches. Onze functioneel beheerders weten exact wat er wordt gevraagd om het proces Behoeftemanagement in jouw organisatie optimaal tot uitvoer te brengen. Meer weten? Boek voor meer informatie een gratis virtueel ambitiegesprek en ontvang vrijblijvend advies op maat.
Over de auteur
Rocco Agterberg
Rocco is oprichter en objectieve expert bij Planbizz. Ruim 15 jaar helpt hij toonaangevende organisaties om het maximale uit workforce planning software te halen. Naast zijn passie voor het ondernemerschap, heeft hij een grote liefde voor praktische filosofie.
Gerelateerde artikelen
Hoe beheer je gebruikersautorisaties in planning software?
In veel branches die planning software gebruiken, wordt gewerkt met data over de organisatie en haar medewerkers. Denk hierbij alleen al aan de gezondheidszorg en overheid. Ongeautoriseerde toegang tot deze gegevens kan leiden tot mutatie van belangrijke bedrijfsdata of problemen met het functioneren van de software. In dit artikel bespreken we wat een goed beheer van gebruikersautorisaties in planning software zo belangrijk maakt en waarom veel organisaties op dit gebied steken laten vallen.
Lees meer
Zo verbeter je kennis van planning software bij gebruikers
Veel organisaties hebben moeite om het maximale uit planning software te halen. Vaak ligt onvoldoende kennis bij roosteraars en andere relevante gebruikers hieraan ten grondslag. Zonder de juiste kennis van een planningspakket verlopen organisatieprocessen ten aanzien van roostering en planning stroever, met als gevolg een lagere productiviteit en medewerkerstevredenheid. Hieronder leggen we uit hoe het goed inrichten van functioneel beheer dit probleem oplost door kennisverbetering bij planners en roosteraars te bevorderen.
Lees meer
Expert Aan Het Woord Jetty Huberts
Planbizz helpt organisaties in de gezondheidszorg en publieke sector bij de selectie, inkoop, implementatie en het functioneel applicatiebeheer van planning- en roostersoftware. Maar wie zijn de mensen achter Planbizz? Hoe zijn ze hier terecht gekomen? En hoe bevalt het werken bij Planbizz? In de reeks Expert aan het woord ontmoet je onze planning experts. Met in deze editie: Jetty Huberts.
Lees meer