Hoe kies ik het beste planningsprogramma?

Wat doet een planningsprogramma?

Een planningsprogramma is in de basis software voor het maken van planningen. Dat klinkt wellicht eenvoudig, maar de planningen uit planning software ondersteunen vaak meerdere belangrijkste interne bedrijfsprocessen. Bovendien maakt een planningsprogramma het mogelijk om deze processen efficiënt op elkaar af te stemmen en daarbij realtime wijzigingen mee te nemen.

De meest fundamentele functie van planning software is om de personeelscapaciteit (workforce) en het voorspelde werkaanbod (workload) optimaal op elkaar af te stemmen. Dankzij een analytische benadering van bedrijfsprocessen en workflows brengt een planningsprogramma de juiste medewerkers met de juiste skills samen om op het juiste moment de juiste taak uit te voeren.

Een planningsprogramma bevat dan ook diverse geavanceerde functionaliteiten, waaronder forecasting (het accuraat voorspellen van het werkaanbod in de toekomst), inroostering, trafficmanagement, verlof- en urenregistratie en rapportage en analyse. Dit soort software voorkomt onnodig hoge kosten door overcapaciteit en verhoogt productiviteit en medewerkerstevredenheid.

Excel vs een professioneel planningsprogramma

Hoewel de voordelen van planning software inmiddels lang en breed bekend zijn, staan organisaties nog altijd regelmatig huiverachtig tegenover een overstap. In veel gevallen gebruiken zij Excel voor hun dagelijkse planningsprocessen en zien zij op tegen het implementeren van een nieuwe werkwijze en de eventuele hoge kosten van een ander softwarepakket.

Belangrijk om te beseffen is echter dat de gewenning aan een nieuw planningsprogramma tijdelijk van aard is, terwijl de beperkingen van Excel tot in lengte van jaren voor problemen kunnen zorgen. Zo leidt het gebruik van Excel tot een gebrekkig overzicht en een hoge tijds- en kosteninvestering, doordat roosterwijzigingen en andere handelingen steevast handmatig moeten worden verwerkt.

Daarnaast ontbeert Excel waardevolle functionaliteiten zoals forecasting, trafficmanagement en analyse en kunnen medewerkers niet in één en dezelfde tool verlof aanvragen, diensten ruilen en notificaties ontvangen bij roosterwijzigingen. Hierdoor houdt de koudwatervrees voor een overstap een gebrekkige efficiëntie van planning en terugkerende ergernissen op de werkvloer in stand.

Ervaar jij ook beperkingen in Excel bij het maken van een planning? Krijg direct inzicht in alle aanbieders van professionele planningsprogramma’s. Download gratis onze vernieuwde Planbizz Arena en ontvang vrijblijvend een overzicht van alle aanbieders van dit soort software. Inclusief bonuschecklist om de meest gemaakte fouten bij het zoeken naar een planningsprogramma te voorkomen.

Misverstanden rondom planningsprogramma’s

De angst voor een nieuwe werkwijze en hoge kosten zijn niet de enige misverstanden die leven rondom planningsprogramma’s. Zo wordt binnen veel kleine tot middelgrote organisaties onterecht gedacht dat alleen grote organisaties baat hebben bij het gebruik van planning software. Het tegendeel is echter waar, want een planningsprogramma biedt ook in een organisatie met slechts enkele medewerkers al een grote meerwaarde.

Een ander veelgehoord bezwaar is dat het gebruik van nieuwe software tot nodeloze complexiteit zou leiden. Ook hier geldt juist het tegenovergestelde, want één allesomvattend planningsprogramma is veel eenvoudiger in gebruik dan een combinatie van meerdere losse tools waaronder Excel. Bovendien heeft niet alleen het management veel baat bij een planningsprogramma, maar maakt het ook het leven van personeel een stuk makkelijker.