Hoe beïnvloeden wijzigingen in planningssoftware mijn organisatie?

Wijzigingen beïnvloeden elkaar

Bij verwachte veranderingen in een organisatie wordt de focus vaak gelegd op de wijzigingen an sich. Dat is terecht, want inhoudelijke kennis van het specifieke deel van de gebruikersorganisatie dat de verandering raakt is nodig om de impact ervan nauwkeurig te kunnen bepalen. Dit is ook de reden dat een BiSL-proces als Informatie lifecyclemanagement onderscheid maakt tussen verschillende informatiedomeinen om mogelijke wijzigingen te inventariseren.

Tegelijkertijd staan ontwikkelingen binnen een informatiedomein nooit op zichzelf. Een organisatie is een dynamisch geheel waarin verschillende delen van de gebruikersorganisatie onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Hierdoor kunnen de gevolgen van een verandering in één specifieke keten, bedrijfsproces of technologie zich door de hele organisatie laten voelen. Het BiSL-proces Informatie portfoliomanagement is bedoeld om deze organisatiebrede impact te voorspellen.

Samenhang tussen ontwikkelingen

Informatie portfoliomanagement begint met het in kaart brengen van de huidige situatie en de veranderingen die hierin kunnen optreden. Net als bij Informatie lifecyclemanagement draait het hier om wijzigingen in zaken als beleid, bedrijfsprocessen en IT.

Een belangrijk verschil tussen beide processen is echter dat Informatie portfoliomanagement de ontwikkelingen in deze verschillende domeinen afweegt in relatie tot elkaar. Hierdoor is het mogelijk om conclusies te trekken over de gevolgen voor de hele organisatie in plaats van die voor één specifiek informatiedomein.

Organisatiebrede impact van planningssoftware

Een voorbeeld hiervan is de situatie waarin een organisatie nog werkt met verouderde planningssoftware. Op basis van de snel evoluerende behoeften bij gebruikers en de moderne functies in andere software wordt duidelijk dat het huidige pakket tekortschiet in functionaliteit op het gebied van onder meer forecasting, capaciteitsmanagement en roostering. Dit heeft logischerwijs gevolgen voor het informatiedomein ‘planning’.

Het proces Informatie portfoliomanagement maakt in dit geval zichtbaar dat de impact in werkelijkheid verder reikt dan alleen dit informatiedomein. Een suboptimale planning beïnvloedt binnen de gebruikersorganisatie immers ook processen zoals productie (er zijn minder medewerkers met de juiste vaardigheden op de juiste plek), sales (een lagere productiekwaliteit vertaalt zich op termijn in minder sales), financiën (minder sales leidt tot een lagere omzet) en HRM (medewerkers raken steeds ontevredener over de weinig flexibele inroosteringsmogelijkheden). Voor een organisatie is het essentieel om dit soort organisatiebrede ontwikkelingen tijdig te kunnen voorzien.

Benieuwd hoe je de organisatiebrede impact van ontwikkelingen in planningssoftware binnen jouw organisatie kunt voorspellen? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Denken in portfolio’s

Net als bij Informatie lifecyclemanagement wordt er in het proces Informatie portfoliomanagement veelvuldig gewerkt met scenario’s. In deze scenario’s wordt aan de hand van de vergaarde inzichten bijvoorbeeld een toekomstig beleid of een overstap naar andere planningssoftware omschreven. Deze verschillende scenario’s worden vervolgens op elkaar afgestemd voor een eenduidige visie op de toekomst.

Belangrijker nog dan denken in scenario’s is bij Informatie portfoliomanagement denken in portfolio’s. Hierbij wordt de organisatie beschouwd als een systeem met een dynamische informatiebehoefte, die is te vervullen met behulp van een informatiegereedschapskist. Elk stuk gereedschap vertegenwoordigt een specifiek informatiedomein binnen de organisatie. Door te analyseren welk gereedschap ontbreekt, overbodig of toe is aan een onderhoudsbeurt, blijft de organisatie wendbaar en flexibel en voorbereid op een continu veranderende toekomst.

Meer weten over Informatie portfoliomanagement?

Wil jij je organisatie op alle vlakken toekomstbestendig maken, maar wordt er intern nog weinig gedacht vanuit portfolio’s? Planbizz helpt je graag om de organisatiebrede impact van ontwikkelingen in en rondom jouw organisatie in kaart te brengen en deze te vertalen naar een duurzaam beleid. Meer weten? Boek een virtueel ambitiegesprek en ontvang gratis en vrijblijvend advies op maat.