Expert aan het woord Vincent Peskens

Na een start als verkoper bij een grote softwareleverancier specialiseert Vincent zich al snel op het gebied van tijdsregistratie. Daar ontdekt hij dat organisaties vaak geen idee hebben wat ze precies zoeken. “Terwijl ik dan vaak dacht: ik kan jou niet helpen als ik niet weet wat je probleem is. Dus ik begon met het stellen van vragen zoals ‘Wat wil je ermee?’ en ‘Welk probleem wil je oplossen?’” Het idee van problemen oplossen blijft in zijn hoofd zitten en tien jaar geleden begint hij daarom als zelfstandig adviseur. “Ik wilde geen pakketten verkopen, maar echt een oplossing bieden: onafhankelijke begeleiding bij de zoektocht naar een goed systeem.” Dat doet hij zowel voor kleine als grote organisaties. “Kleinere organisaties zijn vaak zelfs complexer. Er is niet altijd een vaste planner in dienst en de chef of directeur is verantwoordelijk voor de tijdregistratie en/of planning. Iedereen heeft dus meerdere rollen en is daarom veelzijdiger. Dat maakt de selectie van software voor kleinere organisaties vaak lastiger.”

“Tijdsregistratie en planning hebben altijd met elkaar te maken”

Het snijvlak tussen tijdsregistratie en planning

In zijn werk merkt Vincent dat planning een steeds belangrijkere rol speelt binnen tijdsregistratie. Vincent: “Eigenlijk is tijdsregistratie dit moment en alles in het verleden, en planning dit moment en alles in de toekomst. Dat heeft dus altijd met elkaar te maken. Als je de planning niet naleeft dan kom je daar met tijdsregistratie achter. En andersom dient tijdsregistratie weer als input voor de planning. Heeft iemand bijvoorbeeld teveel overuren gemaakt? Dan kan hij of zij niet extra ingepland worden.”

Dat snijvlak tussen tijdsregistratie en planning software ondervindt Vincent ook door zijn samenwerking met Planbizz. “Juist omdat tijdsregistratie en planning altijd met elkaar te maken hebben, vullen Rocco en ik elkaar mooi aan. Ik heb veel kennis van tijdsregistratie en hij meer van planning, en dat biedt ruimte voor mooie samenwerkingen. En ook voor andere experts bij Planbizz kan die kennis toegevoegde waarde hebben.”

De selectie van software

Dat organisaties vaak niet goed weten wat ze zoeken bij de selectie van tijdsregistratie of planning software, komt in de ogen van Vincent doordat niet duidelijk is wat precies de wensen zijn. “Vaak mist de kennis om zo’n selectietraject goed aan te pakken. Dan zeg ik: graaf eerst naar wat je wensen en eisen zijn en ga dan pas naar leveranciers kijken.” Ook de verschillende rollen in een organisatie spelen hier een rol bij. Vincent: “Vaak hebben mensen geen idee wat er speelt in andere delen van een organisatie. Tijdsregistratie ligt vaak meer bij HR, en planning software meer bij de productiekant. Zo komt het vaak voor dat binnen één organisatie twee softwaresystemen naast elkaar draaien. Dat is echt zonde.”

“Het draait om het stellen van de juiste vragen”

Ook weten organisaties niet wat er allemaal mogelijk is. “Er wordt veel gepraat over de huidige software maar je moet juist kijken naar wat er nog meer mogelijk is. Dat is logisch, software is voor veel organisaties niet hun core business. Er wordt te veel gekeken naar hoe er nu gewerkt wordt en te weinig naar hoe het zou móeten werken. Maar tijdens een gesprek zeggen ze dan: ‘Oh een app? Dat zou best handig zijn’.” Juist dat inzicht is waar een expert als Vincent kan helpen. “Ik heb contact met ruim 130 leveranciers, dus ik weet waar ik moet zoeken. Daarbij draait het vooral om het stellen van de juiste vragen. De analyse die ik doe bestaat bijvoorbeeld uit een vragenlijst van ruim 300 vragen. Maar de criteria om te selecteren zijn voor iedere klant anders. Het verschil zit ‘m namelijk vaak in de details.”

“Het blijft boeien, zelfs na veertig jaar”

De selectie van tijdsregistratie- en/of planning software zal in de toekomst alleen nog maar lastiger worden. Vincent: “Het bos wordt steeds dichter: er komen meer partijen bij met meer functies. Daardoor wordt het voor organisaties alleen maar lastiger om te kiezen.” Hoewel Vincent de pensioengerechtigde leeftijd al heeft bereikt, is hij dan ook nog niet van plan te stoppen. “Zolang er veel leveranciers zijn met hun eigen specialiteiten, blijven experts relevant. En dat merk ik zelf ook, ik heb nog veel te veel plezier in mijn werk en ben ook nog lang niet van plan om te stoppen. Hoewel ik namelijk al even meedraai, is er na al die tijd telkens wel weer een klant met een probleem waar ik nog niet eerder van heb gehoord. Het blijft dus boeien, zelfs na veertig jaar.”