Expert Aan Het Woord Stan Walterbos

Samenwerking is een belangrijke pijler onder de visie van Planbizz. Graag zetten we de experts waarmee onze mensen nu of in het verleden hebben samengewerkt daarom in het zonnetje. In deze editie gaan we in gesprek met Stan Walterbos, die vorig jaar met Rick Arts heeft samengewerkt bij de VGGM en hier inmiddels nog steeds als Project Manager actief is.

Sinds 1981 heeft Stan gewerkt voor tal van bedrijven in verschillende landen. In 1993 ging hij aan de slag bij de Digital Equipment Corporation in de B2B Field Services (de aftersales serviceorganisatie). Hierna zouden nog vele functies in zowel de after- als pre-sales volgen. Zo werkte Stan onder meer als Operation Manager bij Banta Global Turnkey en Interim General Manager bij First International Computers in Austin. In 2003 volgde een functie als General Manager bij ComServe Network Cooperation, waar hij een gestroomlijnde aftersales serviceorganisatie opzette om hetzelfde bedrijf 5 jaar later over te nemen. Het was het begin van een zeer succesvolle periode met het uitvoeren van reparaties (binnen en buiten garantie) voor klanten zoals Apple, Samsung, HP, Nintendo en TomTom. 3 jaar geleden besloot Stan het bedrijf te verkopen en nieuwe uitdagingen te zoeken. Het leidde tot opdrachten voor mooie opdrachtgevers waaronder het Leger des Heils en Textiles2Textiles.

Opschalen COVID-19 vaccinaties

In 2020 werd Nederland opgeschud door de eerste coronagolf. Sinds maart dat jaar werd Stan ingezet als Kwartiermaker bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM), zo vertelt hij. “In mijn rol als Kwartiermaker lag de focus op het optimaliseren van de opschaling van COVID-19 vaccinatie. Zo hield ik me onder meer bezig met de inrichting van vaccinatielocaties en het opleveren van 3 nieuwe locaties. In die fase moesten we van 15 prikken per uur opschalen naar 35 prikken per uur. Dit is gelukt dankzij een combinatie van daadkracht, een prettige werksfeer en de sterke motivatie om mensen in de samenleving van dienst te zijn.”

Planning staat centraal

Toen Stan een jaar later in november rond de tweede coronagolf door de VGGM werd gebeld om opnieuw te helpen, stelde hij zichzelf dan ook direct weer beschikbaar. Dit keer om snel op te schalen in personeel en daarna weer af te schalen naar een strategische kernbezetting. Zo werd het mogelijk om organische op- en afschaalmomenten structureel in te regelen. “In mei dit jaar ben ik daarnaast aan de slag gegaan met een HR-project voor de VGGM, waarbij ik een opdracht heb aangenomen binnen de staande organisatie. Het gaat hier om het uitwerken van een centraal pakket om de verlofregistratie, spaarverlof en het schrijven van werktijden mogelijk te maken voor de 4 verschillende cao’s. De opdrachtomschrijving is helder, de opdrachtgever is bekend en planning staat centraal om succesvol te kunnen zijn.”

“Belangrijk tijdens de coronagolven was om de regie te krijgen, overzicht te behouden en ons niet in een crisissituatie te laten drukken”

Regie behouden

Terugblikkend op de roerige tijden dat de twee coronagolven de samenleving opschudden, ziet Stan een aantal sleutelmomenten die zorgden voor rust en overzicht bij de VGGM. “Afstemming van zowel landelijke als regionale informatiestromen was cruciaal, maar nog niet ingeregeld. Het kanaliseren van landelijke informatie en het afzetten hiervan tegen regionale kengetallen en ervaring zorgde voor meer kennis en daarmee rust. Je weet immers hoeveel mensen van 18 jaar en ouder in de regio wonen, wat het opkomstpercentage is en hoeveel van deze mensen niet mobiel en thuiswonend zijn. Daarnaast was het zaak beter regie en inzicht te krijgen over inzetbaarheid van personeel. Hoe dan ook belangrijk in deze situatie was dan ook om de regie te krijgen, overzicht te behouden en ons niet in een crisissituatie te laten drukken.”

Rust en medewerkerstevredenheid

Op dat moment intensiveerde Stan de samenwerking met Rick, tegenwoordig actief als partner bij Planbizz. Als centraal focuspunt van de coronabestrijdingsorganisatie heeft Rick in korte tijd vorm en uitvoering gegeven aan solide integraal capaciteitsmanagement. Hiermee leverde hij een directe bijdrage in de vaststelling van de toekomstige behoefte op basis van de opdracht en de benodigde resources op basis van de gestelde voorwaarden en kwaliteiten. Ook regelde hij de afstemming met operationele deelprojectleiders. Dit bleek essentieel, zo zegt Stan, want het bij elkaar brengen van vraag en aanbod vergt tijd en geduld, maar levert wél direct meerwaarde op. “Iedereen streeft hetzelfde na, maar heeft ook een andere invalshoek en kijk op het proces, wat enorm verwarrend kan werken. Rick heeft deze door rapportages ondersteunde samenwerkingsvorm geïmplementeerd en ook echt werkbaar gemaakt. Hierdoor verbeterde de onderlinge samenwerking binnen de operationele teams en tussen Roosterplanning, HR en operatie. Deze samenwerking resulteerde in meer geloof in de voorspelling, bracht rust en medewerkerstevredenheid en meer wendbaarheid in een snelle anticipatie op politieke wensen.”

“Door de rust van dit capaciteitsplanningsproces kunnen we nu blijvend focus geven aan een soepele instroom van medewerkers”

Instroom van medewerkers

Met integraal capaciteitsmanagement en de juiste capaciteitsplanning bleek het dus mogelijk om de tijd te nemen om deze zaken in te plannen en dagdagelijks te sturen. Stan: “Een vast team werd opgezet om deze gesprekken vooraf te regelen en af te stemmen. Dit proces voor capaciteitsplanning werd door het Management Team (MT) goedgekeurd en de cijfers gaven vertrouwen en rust. Daarnaast hebben we aanvullend een BI-tool met KPI’s opgezet, die de forecast matcht met de daadwerkelijke realisatie. Deze medewerkers werken nu ook samen vanuit één databank. Het instroomproces van medewerkers die aan een korte training en één inwerkdag voldoende hebben, wordt nu vanaf aanmelding door het uitzendbureau tot aan operationele inzetbaarheid op de werkvloer bijgehouden. Hierdoor weten we exact welke medewerkers met welke kwaliteiten zich waar in het proces bevinden. Mede door de rust van dit capaciteitsplanningsproces kunnen we nu blijvend focus geven aan een soepele instroom van medewerkers, wat weer een directe bijdrage levers aan operationele rust, strategische wendbaarheid van de VGGM en medewerkerstevredenheid.”