Een goede projectplanning maken: hoe doe je dat?

Waarom is een goede projectplanning belangrijk?

Helaas zien veel fantastische ideeën nooit het levenslicht. De reden hiervoor is vaak dat een duidelijk plan voor de uitvoering ontbreekt. Een gemiste kans, want een resultaat kan alleen worden behaald als de weg ernaartoe helder is. Dit maakt het inplannen van de afzonderlijke stappen die samen leiden tot de gewenste eindbestemming van groot belang.

Het maken van een goede projectplanning creëert overzicht en zorgt daarmee voor rust in het hoofd van zowel leidinggevenden als medewerkers. Het maakt duidelijk welke activiteiten echt belangrijk zijn, zodat minder belangrijke ad hoc taken geen voorrang krijgen en medewerkers de juiste prioriteiten stellen. Ook verhoogt een goede planning de productiviteit en kwaliteit door uitstelgedrag tegen te gaan en meer tijd en focus vrij te houden voor kerntaken.

Een goede projectplanning maken in 3 stappen

Het maken van een goede projectplanning is een kunst die niet elke medewerker van nature verstaat. Gelukkig is plannen een prima aan te leren vaardigheid, waarbij het gebruik van de juiste planning software de leercurve aanzienlijk kan verkorten.

Toch verloopt het maken van een projectplanning in veel organisaties moeizaam, al is het alleen maar doordat de gekozen planning software veelal op gevoel is ingekocht. Hierdoor ontbreken geregeld bepaalde functionaliteiten en kan er veel frustratie en onnodige vertraging ontstaan.

Met het kiezen van de juiste software en het uitvoeren van de onderstaande stappen wordt het maken van een goede projectplanning gelukkig een stuk makkelijker:

Stap 1: Formuleer SMART-doelstellingen

Het formuleren van doelstellingen is essentieel om de koers bij een project te bepalen. Uit deze doelen kunnen taken voor teams en individuele medewerkers worden afgeleid. Dit werkt alleen als de doelstellingen aan bepaalde criteria voldoen.

De SMART-methode is een populaire manier om doelen zo te formuleren, dat er een goede en concrete planning voor valt te maken. Cruciaal hierbij is dat de doelstelling voldoet aan de criteria Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Uiteraard hoef je jouw doelstellingen niet met de SMART-methode te maken, maar meerdere van de bovengenoemde criteria vormen een goede leidraad bij het maken van doelen waar je een projectplanning aan kunt ophangen.

Stap 2: Maak onderscheid in projectfasen

Elk project valt onder te verdelen in verschillende fasen. Denk hierbij alleen al aan de voorbereidings- en oriëntatiefase (het maken van een goede planning, alles regelen wat nodig is om het doel te behalen), de realisatiefase (het daadwerkelijk uitvoeren van de geplande taken) en de evaluatie- en nazorgfase (het eindresultaat verder perfectioneren en borgen).

Uiteraard kun je ook voor een andere faseverdeling kiezen om je planning aan op te hangen. Belangrijk is vooral dat je een structuur kiest die het makkelijk maakt om op een logische volgorde specifieke taken toe te wijzen aan elk (sub)doel.

Stap 3: Stel duidelijke en haalbare deadlines voor elke fase

Een logische verdeling in SMART-doelen en projectfasen zorgt voor inzicht in de manier waarop de verschillende taken in een project met elkaar samenhangen. Ook wordt hierdoor duidelijk hoeveel tijd nodig is voor elke taak en wat de gevolgen zijn als de taak niet op tijd wordt afgerond.

Omdat er door onvoorziene omstandigheden onvermijdelijk vertraging zal optreden bij bepaalde taken, is het belangrijk om in de planning ruimte te reserveren voor uitloop. Een realistische en haalbare planning zal uitstelgedrag bij medewerkers voorkomen en hen motiveren om snel en efficiënt toe te werken naar de gestelde doelen.

Online een goede projectplanning maken: zo werkt het

Met de handvatten in dit artikel kun je direct aan de slag om een goede planning te maken. Dat doe je waarschijnlijk niet met pen en papier (dat raden we ook niet aan), terwijl ook Excel de nodige beperkingen heeft.

Een betere keuze om een planning te maken, is dan ook een online tool zoals Workforce Planning software. Met dit type software kun je niet alleen een goede planning maken voor je projecten, maar kun je tevens het totale werkaanbod en de personeelscapaciteit in jouw organisatie optimaal op elkaar afstemmen. Zo bespaar je tijd, krijg je waardevolle inzichten, stijgt de medewerkerstevredenheid en is je organisatie beter voorbereid op de toekomst.

Ben je op zoek naar de juiste planning software voor jouw projecten en kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Gebruik nu onze gratis keuzehulp en ontvang objectief advies van onze ervaren specialisten voor een succesvolle zoektocht naar de best passende projectplanning software voor jouw organisatie.