4 grootste misverstanden rondom planning software

1). Planning software is alleen nodig in grote organisaties

Binnen kleine of middelgrote organisaties leeft soms de gedachte dat het gebruik van Excel en Skype volstaat voor het toewijzen van taken aan personeelsleden en een efficiënte onderlinge communicatie. Dat is misschien waar als je met zijn tweeën werkt, maar bij grotere teams en complexere projecten wordt de situatie in dit geval al snel onoverzichtelijk.

Planning software daarentegen bewaart het overzicht, doordat alle belangrijke aspecten waaronder het (toekomstige) werkaanbod, de beschikbare personeelscapaciteit, onderlinge communicatie en verlof- en urenregistratie allemaal met elkaar zijn verbonden. Bovendien is planning software ook voor kleine of middelgrote organisaties betaalbaar, waardoor de investering zichzelf terugverdient.

2). Planning software maakt alles onnodig ingewikkeld

Binnen organisaties bestaat soms de vrees dat planning software vraagt om technische kennis en leidt tot ingewikkelde procedures op de werkvloer. Dit beeld is onjuist, want één allesomvattende planning tool is in gebruik doorgaans aanzienlijk toegankelijker dan het gecombineerd gebruik van een kluwen van losse tools waaronder Excel.

Zijn medewerkers eenmaal bekend met de ins en outs van een bepaald type planning software, dan kunnen zij hier tot in lengte van jaren moeiteloos mee werken. Ook leidt dit niet tot een extra laag bureaucreatie en daarmee tijdverspilling op de werkvloer, maar voorkomt het juist de verspilling van tijd en kosten door het optimaliseren van de planning.

Direct beginnen met de zoektocht naar de best passende Workforce Planning software voor jouw organisatie? Download hier gratis de Planbizz Arena – een overzicht van alle aanbieders

3). Planning software helpt alleen het management

Een overstap naar nieuwe planning software wordt vaak ingegeven vanuit het management. Elders in de organisatie kan hierdoor de indruk ontstaan dat het management meer baat heeft bij de nieuwe software dan de medewerkers op de werkvloer. Dit is onterecht, want de juiste planning tool maakt het leven van álle personeelsleden makkelijker en stimuleert wederzijdse communicatie.

Daar waar het management meer grip krijgt op zaken als personeelsplanning, budgettering en rapportage, spinnen ook medewerkers garen bij het gebruik van planning software. Zo kunnen zij zelf hun rooster bekijken (vaak met een handige app), diensten ruilen, gewerkte uren registreren en vakantiedagen doorgeven. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid en betere communicatie.

4). Planning software kost meer tijd dan het bespaart

Medewerkers binnen een organisatie zijn vaak gehecht aan een bepaalde manier van werken. Hierdoor vrezen zij dat het veel tijd kost om met een nieuwe planning tool te leren werken, waardoor de software zeker in de aanloopfase meer tijd kost dan bespaart. Ook leeft soms de gedachte dat een continue invoer van gegevens nodig is om de tool optimaal te laten werken.

Het tegendeel is echter waar. De grote kracht van de moderne generatie planning software is juist dat er een minimale input vanuit medewerkers nodig is. Kortom: een planning tool creëert geen nieuwe taken, maar neemt bestaande taken over. Daarnaast heeft de meeste software tegenwoordig – zeker wanneer ondersteund met maatwerk advies en begeleiding – een verrassend lage leercurve.

Hoe kies ik de juiste planning software?

Veel van de bovengenoemde misverstanden rondom planning software komen voort uit negatieve ervaringen door een verkeerde softwareselectie in het verleden. De reden hiervoor is dat een planning tool veelal op gevoel wordt ingekocht, terwijl een onafhankelijke en analytische benadering op basis van specifieke marktkennis gewenst is.

Planbizz helpt organisaties binnen de meest uiteenlopende branches daarom al vele jaren met het kiezen van de best passende planning software op basis van hun unieke bedrijfsprocessen en wensen. Wil jij weten welke planning tool het beste bij jouw organisatie past? Met onze gratis keuzehulp krijg je vrijblijvend inzicht in de beste opties in de huidige markt.