Hoe beheer ik informatieuitwisseling rondom planningssoftware?

Samenwerken met meerdere ketenpartners

Tegenwoordig werken organisaties samen met meer verschillende ketenpartners dan ooit tevoren. Denk hierbij alleen al aan afnemers, kennisinstellingen en IT-leveranciers. Steeds meer organisaties streven hierbij naar een modulair organisatiemodel om op veranderende marktontwikkelingen en klantwensen in te spelen. De keerzijde hiervan is dat zij in toenemende mate afhankelijk raken van softwareoplossingen van uiteenlopende leveranciers, die integraal onderdeel zijn van de keten.

Met hoe meer van dit soort ketenpartners een organisatie samenwerkt, hoe kwetsbaarder deze wordt voor veiligheidsrisico’s zoals cybercrime. Daarnaast is werken met meerdere softwarepakketten doorgaans tijdrovend en kostbaar, omdat verschillende pakketten vaak lastig met elkaar integreren en er veel tijd verloren gaat aan het trainen van gebruikers.

DNA van een ketenpartner

De keuze voor één softwarepakket met meerdere functionaliteiten – denk hierbij bijvoorbeeld aan workforce planning software met functies op het gebied van onder meer forecasting, capaciteitsplanning, roostering, realtime management, rapportage en analyse – verdient in veel gevallen dan ook de voorkeur boven het werken met een kluwen van losse applicaties voor verschillende processen in de organisatie.

De keuze voor dit planningspakket moet dan wel de juiste zijn. Dat geldt daarmee ook voor de keuze voor de bijbehorende ketenpartner. Bij voorkeur moeten het DNA en de bedrijfsfilosofie matchen met die van de eigen organisatie om de kans op oprechte betrokkenheid bij de leverancier en daarmee een succesvolle samenwerking te vergroten.

Benieuwd hoe je samenwerking en informatieuitwisseling rondom een planningspakket optimaal inricht binnen je organisatie? Boek een gratis ambitiegesprek voor vrijblijvend advies op maat.

Volgtijdelijkheid van informatieuitwisseling

Niet alleen de keuze voor planningssoftware en een bijbehorende ketenpartner, maar ook het beheer van de software en de hiervoor benodigde samenwerking zijn doorslaggevend voor het succes waarmee een planningspakket binnen de organisatie wordt gebruikt. Het BiSL-proces Ketenpartners management heeft als doel om deze samenwerking met ketenpartners zoals IT-leveranciers optimaal in te richten, zodat informatieuitwisseling veilig en efficiënt verloopt.

Een aandachtspunt hierbij is dat IT steeds vaker op afstand van de organisatie komt te staan. Dit komt door de opkomst van het eerder genoemde modulaire organisatiemodel, waarbij IT bedrijfsprocessen en zakelijke doelen in tegenstelling tot vroeger niet langer dicteert maar ondersteunt. Hierdoor kan het gebeuren dat wijzigingen niet meer aan gebruikerszijde door de functioneel beheerders van beide ketenpartners worden opgepakt, maar verschillende IT-afdelingen rechtstreeks contact met elkaar zoeken.

In de meeste situaties is dit een ongewenste volgorde, want informatievoorziening is in eerste instantie een taak voor functioneel beheer. Wel kan IT adviseren over de technische component en op dit vlak ook assisteren met een oplossing. Binnen BiSL bewaakt het proces Ketenpartners management de juiste volgtijdelijkheid van communicatie tussen ketenpartners, zodat in software zoals een planningspakket vanuit gebruikersperspectief de juiste aanpassingen worden doorgevoerd.

Meer weten over Ketenpartners management?

Het proces Ketenpartners management kent verschillende activiteiten. Het startpunt is altijd een evaluatie van bestaande relaties met ketenpartners en het in kaart brengen van de gewenste veranderingen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van feedback naar aanleiding van ervaringen met bestaande ketens vanuit het proces Behoeftemanagement. Hierop volgt het opstellen van een concreet beleid over informatieketens en het beheer van de bijbehorende ketenorganisatie.

Werkt jouw organisatie met workforce planning software, maar valt er winst te boeken op het gebied van informatieuitwisseling tussen verschillende afdelingen en ketenpartners? De functioneel beheerders van Planbizz helpen jou graag bij het optimaal inrichten van een ketensamenwerking om zo het maximale uit je planningssoftware te halen. Boek voor meer informatie een gratis en vrijblijvend virtueel ambitiegesprek.