Wij zorgen dat de implementatie van planning software wél volgens plan gaat

Implementatie planning software

Jouw organisatie heeft de best passende workforce planning software geselecteerd waarmee jullie je ambities gaan realiseren.

Het is nu zaak om de software zorgvuldig te implementeren. Dat zal voor veel van je medewerkers even wennen zijn en mogelijk zelfs weerstand opleveren. En als je implementatie niet volgens plan loopt, of mogelijks zelfs faalt, zal dat altijd (extra) kosten opleveren.

Wij zorgen dat het wél volgens plan gaat

Het gaat namelijk niet alleen om het installeren en koppelen van de nieuwe software. Vele implementaties mislukken omdat er geen draagvlak is bij gebruikers. Of omdat er onjuist getraind wordt, onvoldoende overzicht is op de duur van het traject of simpelweg niet de juiste mensen betrokken zijn.

Het gevolg is dat de nieuwe software niet (optimaal) wordt gebruikt. Binnen het team van Planbizz hebben we ervaren projectleiders die wél een groot succes maken van de implementatie van je nieuwe workforce planning software.

Zo helpen we je implementeren.

Samenstelling projectteam

We starten met het samenstellen van een gedreven en kundig projectteam. We zorgen in dat team voor de juiste mix van skills en expertise. De experts van Planbizz betrekken de relevante vertegenwoordigers, stakeholders, ambassadeurs en medewerkers uit je gehele organisatie. Zo creëren we maximaal draagvlak te creëeren en is succes gegarandeerd.

Implementatie- en communicatieplan

Voor het succesvol implementeren van je nieuwe Workforce Planning software is een implementatie- en communicatieplan onmisbaar. Onze experts stellen – in nauwe samenwerking met de relevante stakeholders en de leverancier – gezamenlijk een implementatieplan op. In dit plan zijn de deliverables helder beschreven zijn en eventuele risico’s goed zijn afgekaderd. We zorgen ook dat de mijlpalen helder en concreet zijn geduid, net als de taken, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden in een RASCI-matrix. Daardoor weet je exact wat de scope en kosten van je traject zijn en wie er wanneer voor welke taak aan zet is.

Daarnaast weten we uit ervaring ook dat de beste aanpak niet achter gesloten deuren wordt bedacht. Dat betekent dat relevante en effectieve communicatie is een vereiste is. Dat vinden we zelf ook prettig. We helpen je inhoudelijk met de juiste communicatie, updates en verantwoording richting bijvoorbeeld OR, stakeholder groups of MT/DT. Dat doen we graag in samenwerking met jouw professionals, maar als je de expertise niet in huis hebt, geen zorgen – Planbizz helpt.

Installatie en configuratie

Vervolgens wordt de nieuwe software geïnstalleerd, optimaal geconfigureerd en ingericht. Voorafgaand aan de uitvoering hebben we samen met een gedegen solutions design opgesteld voor een optimale werking. Denk daarbij aan de correcte (API) koppelingen met bestaande systemen in je organisatie, zoals HR, ERP, BI of fulfilment. We zorgen vervolgens samen voor het opstellen van de testscripts. Met deze scripts testen we daadwerkelijk of de workforce planning software werkt zoals bedacht. We zetten zo een flinke stap naar de ingebruikname van het nieuwe systeem.

Gebruikers trainen

Voordat jouw organisatie de workforce planning software daadwerkelijk in gebruik kan nemen, is het zeer belangrijk dat alle gebruikers zijn getraind. Dit geldt voor alle mogelijke gebruikers binnen de afdeling maar ook breder binnen organisatie, zoals HR en ICT. We assisteren jullie daarin met de juiste differentiëring, zodat iedereen op de juiste en relevante manier getraind is. Vaak faciliteert de leverancier inhoudelijk de trainingen voor de eindgebruikers, maar helpt Planbizz je wel met coördineren en het bewaken van de tijdslijnen, zodat het hele traject netjes binnen de pas blijft.

Livegang

Alle seinen staan op groen om live te gaan en met de nieuwe software te gaan werken – het moment is daar! Er komen gegarandeerd (meer) vragen dan normaal, zeker tijdens de eerste dagen van de livegang. Planbizz zorgt voor support op je werkvloer en bij je servicedesk, zodat die niet onverwachts of onbedoeld onbereikbaar worden. Ook hierbij begeleiden wij je organisatie voor en tijdens: we zorgen dat de support-, servicedesk, floorwalkers en key-users voorbereid zijn op de extra vragen en inhoudelijk op de hoogte van de nieuwe situatie. Dat doen we bijvoorbeeld middels trainingssessies en de inrichting van bijvoorbeeld een Sharepoint met nuttige informatie en video’s.

Nazorg & wrap-up

Samen met alle betrokkenen organiseren we na afloop van het implementatietraject een wrap-upsessie. Daarin vieren we uiteraard samen een succesvolle implementatie, maar blikken we ook terug op het gehele traject om te inventariseren of er geen losse eindjes zijn. Bovendien vinden we het heel belangrijk om van elke ervaring te leren, en horen we graag jullie feedback.

Onze opdrachtgevers

Op het eerste oog hebben deze organisaties weinig met elkaar te maken. Toch hebben ze iets belangrijks gemeen: dankzij de slimme inzet van workforce planning software hebben ze een grote stap gezet naar een duurzame bedrijfsvoering.

Wil jij óók het maximale halen uit planning software ná de implementatie?

Download dan gratis onze whitepaper en ontvang tips en tricks waarmee óók jouw organisatie het succes van functioneel applicatiebeheer aanzienlijk vergroot. Hiermee zorg je dat planning sofware wél werkt.

functioneel beheer workforce planningsoftware