Waarom planning software meerwaarde heeft voor elke organisatie

delen delen delen delen
planning software

Wat hebben klantcontactcentra, productiebedrijven en zorgorganisaties met elkaar gemeen? Er moet in deze organisaties gepland worden. Hoewel de ene organisatie zich bezighoudt met het plannen van projecten en materialen, is de andere organisatie juist druk om de juiste hoeveelheid medewerkers in te plannen. Planning software kan al deze organisaties helpen. Benieuwd waarom en hoe je de beste software voor jouw organisatie kunt kiezen? Je leest het in deze blog.

Wat is planning software?

Planning software is eigenlijk een allesomvattende term om het planningsproces te organiseren in een softwaresysteem. Heel simpel gezegd: met deze software kan van alles gepland worden – van mensen tot materialen en machines. Planning software maakt het proces van plannen namelijk een stuk eenvoudiger en sneller en verkleint zo de kans op menselijke fouten.

Voorbeeldtoepassingen

Planning software is zoals gezegd een allesomvattende term om het planningsproces te organiseren in een softwaresysteem. Er zijn dan ook verschillende voorbeeldtoepassingen van planning software te bedenken.

planning software projectplanning

  • Werkrooster: vaak het eerste waar mensen aan denken bij het horen van het woord ‘planning’. Een werkrooster met daarin wanneer, hoe laat en hoe lang werknemers moeten werken, is dan ook een van de basisonderdelen van veel planning software.
  • Personeelsplanning: personeelsplanning is eigenlijk een stapje hoger dan het werkrooster. Hierin is namelijk ook de personeelsbehoefte en de (verwachte) beschikbaarheid van medewerkers verzameld.
  • Projectplanning: een makkelijke manier om projecten overzichtelijk te laten verlopen en ondertussen grip te houden op alle verschillende onderdelen van een project.
  • Logistieke planning: een specifiekere toepassing van planning software is de logistieke planning. Hierin wordt de beschikbaarheid van chauffeurs afgestemd met het werkaanbod, de beschikbare voertuigen en de meest optimale routes.

Voor wie is planning software geschikt?

Planning software is eigenlijk voor elke branche geschikt waarin mensen, materialen of apparaten ingepland moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan organisaties met een klantenservice, waarin continu medewerkers beschikbaar moeten zijn. Of bureaus die werken met een projectplanning. Planning software is beschikbaar voor een groot scala aan organisaties binnen de meest uiteenlopende sectoren: van logistiek en productie tot zorg en overheid.



Waarom planning software?

Naast dat planning software het planningsproces vereenvoudigd, heeft het nog meer voordelen. De precieze voordelen kunnen per sector iets verschillen, maar in algemene zin gelden de volgende positieve effecten.

Behoud het overzicht

Planning software geeft je organisatie het overzicht dat je nodig hebt. Wanneer kunnen we het meeste werk verwachten? Hoeveel mensen hebben we daarvoor nodig? En sluit dat aan bij ons huidige personeelsbestand? Allemaal vragen waar planning software je het antwoord op kan geven. Zo hou je het overzicht over je organisatie.

Maakt werkprocessen efficiënter

Dit is misschien een beetje een open deur, maar de juiste planning software maakt zowel het planningsproces als je gehele organisatie een stuk efficiënter. Je kunt namelijk meer in detail plannen en het systeem beweegt mee met de ontwikkelingen in de organisatie. En door middel van integraties met andere systemen, zoals het verlof of HR-systeem, richt je je werkprocessen nog efficiënter in.

Geeft inzicht

De juiste planning software geeft organisaties ook veel inzichten. Wat zijn processen die nog efficiënter ingericht kunnen worden? Waar zitten de pijnpunten binnen onze organisatie? En sluit het budget wel genoeg aan bij de verwachte personeelskosten? Door middel van rapportages kan de juiste software jouw organisatie ontzettend veel inzichten geven, zowel op de korte als op de lange termijn.

planning software tevreden medewerkers

Meer tevredenheid onder klanten én medewerkers

Daarnaast levert planning software een positieve bijdrage aan de tevredenheid onder zowel klanten als medewerkers. Iedereen binnen de organisatie weet immers wat er van hem/haar verwacht wordt en op welke termijn welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Dat maakt interne transparantie en heldere communicatie mogelijk, waardoor medewerkers nog meer tevreden zullen zijn over hun werkomgeving. Klanten zullen deze positiviteit ook terugzien. Niet alleen in het contact dat ze met medewerkers van je organisatie hebben, maar ook in de resultaten die het werk oplevert. Planning software zorgt ervoor dat er geen nare verrassingen meer zijn.

Hoe kies je de beste planning software?

Het aanbod van aanbieders van planning software is enorm. Er zijn meer dan 150 verschillende softwaresystemen, elk met hun eigen functionaliteiten. Welke software het best bij jouw organisatie past, hangt heel erg af van de sector waarin je actief bent en de wensen en eisen die je stelt aan het programma. Grofweg zijn er zeven grote sectoren te onderscheiden binnen het planning software landschap: productie, klantcontactcentra (KCC), overheid, uitzendbranche, logistiek, zorg en horeca/retail. Voor de ene sector is het aanbod van software-aanbieders groter dan voor de andere sector, maar feit blijft dat je als organisatie de keuze hebt uit een enorm aanbod.

Niet één softwaresysteem het beste

Je voelt ‘m misschien al aankomen: helaas kan er nooit één softwaresysteem als beste gekozen worden. Hiervoor lopen de wensen en eisen van verschillende organisaties echt te veel uiteen. Ondanks dat er niet één programma aan te wijzen is als beste, wil je als organisatie toch een weloverwogen keuze maken. Planning software kan namelijk een behoorlijke investering zijn en dan wil je geen tijd en geld verliezen aan een foute keuze. Ook is het zonde om een programma aan te schaffen dat niet compleet aansluit bij de behoeftes van je organisatie. Zo’n programma ga je dan namelijk niet volledig benutten, en dat is opnieuw een verloren investering van tijd en geld.

Planbizz helpt bij de complexe keuze voor planning software

Wil jij de beste planning software voor jouw organisatie maar kan je daar wel wat hulp bij gebruiken? De planning experts van Planbizz bieden uitkomst bij de complexe keuze en implementatie van planning software binnen jouw organisatie. Voorkom een foute investering van tijd en geld en schakel de hulp van Planbizz in. Door middel van een gratis (virtueel) ambitiegesprek maken we de eerste stap naar de keuze voor de beste planning software voor jouw organisatie.

Laat je reactie achter